Trends en ontwikkelingen in DMS
- Belangrijke ontwikkelingen rond DMS software.
- Waarmee moet u rekening houden met u keuze van een DMS?
- Gebruik de gratis DMS box voor alle informatie over DMS software.
|
Lees alles over document management
|
DMS in de cloud
De onzekerheid over de veiligheid van online opslag en verwerking van data en documenten ligt ver achter ons. Zoals inmiddels alle bedrijfssoftware, data opslag en andere zakelijke applicaties massaal online toegepast worden, geldt dat ook voor DMS systemen. Steeds meer documentbeheer oplossingen worden als cloudoplossing gebruikt, waarbij toegang mogelijk is via laptops, tablets en smartphones. DMS cloudtoepassingen zullen zich de komende jaren snel blijven ontwikkelen. Lees verder over DMS in de cloud.
Veiligheid
Documenten kunnen persoonsgebonden zijn of om andere redenen privacygevoelige informatie bevatten. Vanuit de wetgeving (AVG/GDPR) worden er daarom eisen gesteld aan de veiligheid van de opslag van documenten. In moderne DMS software is dit goed geregeld, zeker ook bij de webbased applicaties. Door de toenemende cybercriminaliteit worden de eisen aan dataveiligheid echter ook om die reden steeds hoger. Geavanceerdere maatregelen om de veiligheid te waarborgen blijven dan ook de komende jaren behoren tot de ontwikkelingen en trends rond document management.
Gebruiksgemak
Hoe eenvoudiger, logischer en flexibeler een DMS systeem is om mee te werken, des te groter zal de acceptatie ervan zijn bij gebruikers en des te meer zullen zij er gebruik van maken. Ontwikkelaars van DMS systemen hebben hierom de laatste jaren steeds meer aandacht besteed aan dit gebruiksaspect van DMS oplossingen. Omdat er steeds vaker van kleine schermen gebruik gemaakt wordt, nemen de eisen aan schaalbaarheid van schermpresentaties toe, zodat het toepassen van een DMS op tablets en smartphones maximaal gebruiksvriendelijk en uitnodigend blijft.
Mobiele functies
Werkplekken zijn steeds mobieler en steeds vaker thuis. En medewerkers die onderweg zijn, willen ook eenvoudig toegang houden tot documenten. Dit stelt steeds hogere eisen aan de mobiele toegankelijkheid van een DMS systeem. Apps voorzien in eenvoudige toegang via smartphones en tablets. De trend om van apps gebruik te maken zet zich voorlopig verder voort.
DMS als centrale database
Aan steeds meer soorten bedrijfssoftware zijn documenten gekoppeld. Vaak beschikken deze applicaties over hun eigen opslagfaciliteit voor deze documenten. In toenemende mate is de behoefte om alle documenten in de verschillende systemen te verzamelen in één overkoepelend document systeem. Deze taak wordt steeds vaker uitgevoerd door een DMS systeem. Van hieruit worden de koppelingen gelegd met andere applicaties en worden zaken zoals autorisatie, veiligheid en toegang geregeld.
Documentbeheer en AI
De hoeveelheid documenten neemt toe. Het terugvinden van content, maar ook het documentbeheer zelf met alle veiligheidseisen, bewaartermijnen en verwijdermomenten wordt hierdoor steeds complexer. Artificial intelligence (AI) kan hierbij een belangrijke rol spelen. De volgende stap is dat dankzij AI data analyses mogelijk zijn op de content van documenten.
Automatische indexering
Alle documenten in een DMS worden centraal opgeslagen in een steeds groter digitaal archief. Om documenten terugvindbaar te maken moeten deze geïndexeerd worden. Voorheen was dit vaak handwerk. In toenemende mate gaat dit indexeren automatisch. Machine learning speelt hierin een rol. Dit betekent dat het systeem telkens meer leert van eerdere indexeringen en dat het DMS dus steeds beter presteert.
Robotic process automation
In de bedrijfsvoering verlopen veel (deel)processen volgens min of meer vaste patronen. Deze processen laten zich steeds vaker automatiseren met robotic process automation (RPA), ofwel gerobotiseerde procesautomatisering. In financiële administraties wordt RPA al regelmatig toegepast. Deze toepassingen zijn er ook voor document management. Minder interessante of zich herhalende taken hoeven zodoende niet meer door mensen gedaan te worden, maar worden automatisch afgehandeld. Een trend die ongetwijfeld doorzet.
Volg de ontwikkelingen
Een eenvoudige manier om op de hoogte te blijven van trends en ontwikkelingen rond document management is het spreken van een specialist. Spreek uw DMS leverancier daarom regelmatig en leg contact met andere specialisten. Volg daarnaast het nieuws, bijvoorbeeld via de ICT nieuwsbrief van het ICT informatiecentrum. Naast DMS gaat het daarin ook over andere belangrijke ICT thema’s en nieuws en ontwikkelingen. Aanmelden ICT nieuwsbrief