DMS software

DMS software geeft u de mogelijkheid om een digitaal archief aan te maken. Het is ook goed bruikbaar voor online documentbeheer. Hierdoor kunt u vanuit een externe locatie aan uw documenten te werken, waardoor thuiswerken tot de mogelijkheden behoort. Ook het digitaliseren van papierwerk is mogelijk met DMS software. Papier neemt hierdoor minder ruimte in beslag, doordat het niet meer in speciale mappen moet. Daarnaast zijn de papieren documenten eenvoudiger op te vragen als ze verwerkt zijn in de DMS software. Het enige dat u nog hoeft te doen met uw papierwerk is scannen en indexeren.

U kunt doordat u met de DMS software uw papierwerk heeft gedigitaliseerd veilig online werken. Zo kunt u bestanden en documenten delen met personeel over de hele wereld. De DMS software kan de bestanden zelf indelen in een eenvoudig index systeem. Hierdoor kunnen de bestanden snel en eenvoudig weer worden opgezocht zodra ze nodig zijn. Naast digitaal documentbeheer kan DMS software ook gebruikt worden voor het archiveren van e-mail. Dit kan door gebruik te maken van een speciale e-mail plug-in. Veel bedrijven printen nog regelmatig hun mail om dit vervolgens ergens te archiveren. Met behulp van de DMS software kunt u eenvoudig een e-mail archief maken, waardoor u op ieder moment e-mailberichten kunt opzoeken en nalezen.

DMS software zorgt ervoor dat de werkprocessen versnellen, zoals het verspreiden van belangrijke documenten naar uw collega´s. U kunt namelijk eenvoudig documenten delen met collega’s door ze op te zoeken in de DMS software en vervolgens te verspreiden. U kunt met de DMS software veilig en online de documenten die u nodig heeft opslaan en verspreiden met enkele klikken. Hierdoor kunnen ook aanpassingen in documenten met collega’s worden gedeeld. Uiteraard is het ook mogelijk om documenten online te vernietigen. Als u een document vernietigd blijven er geen resten achter. Waardoor u zeker weet dat de documenten niet elders teruggevonden worden. Dit is vooral een belangrijke functie voor vertrouwelijke documenten. Hierdoor wordt met behulp van de DMS software de veiligheid van documenten binnen uw bedrijf en daarbuiten gegarandeerd.