Document Management voor de verzekeringsbranche
- Toepassingen voor verzekeringsbedrijven
- Gebruik van document management systemen in specifieke branches
- Gebruik de gratis DMS box om de juiste oplossingen te vinden
- Toepassingen voor verzekeringsbedrijven
- Gebruik van document management systemen in specifieke branches
- Gebruik de gratis DMS box om de juiste oplossingen te vinden
Door de integratie met basis softwarepakketten voor de assurantiebranche zijn oplossingen voor documentverwerking bijzonder geschikt gemaakt voor veel verzekeringskantoren. Interfaces met andere applicaties bij verzekeringsbedrijven behoort ook tot de mogelijkheden. Het koppelen van een document management systeem aan assurantiesoftware kan een grote stap vooruit zijn in het terugdringen van handmatige administratieve handelingen. In een paar stappen werkt dat als volgt.
|
Lees alles over document management
|
Document management in 4 stappen
Stap 1: Document & data capture
Het eerste wat moet gebeuren is het wegwerken van (inkomende) papieren documenten door ze te scannen. Reeds digitale documenten, e-mails, social media berichten etc. worden ook opgepakt door een capture server en net als de gescande documenten omgezet naar een PDF. Nu kunnen alle fysieke en digitale documenten op uniforme wijze worden verwerkt.
Stap 2: Informatie analyse
Veel documenten zijn bekend, qua vorm en inhoud. Het gaat om offertes, mutaties, schademeldingen, polissen etc. Het zou dus weinig moeite hoeven te kosten om met de juiste software die documenten inhoudelijk te “lezen” en daarmee deels al administratief te verwerken. Herkenningssoftware doet dit via natuurlijke taalanalyse en koppelt de inhoud automatisch met de gegevens in de gekoppelde assurantiesoftware. Daardoor is het niet meer nodig om documenten intern te mailen of fysiek rond te brengen naar medewerkers.
Stap 3: Document workflow
De documenten kunnen nadat ze gelezen zijn door de software automatisch worden gekoppeld aan een specifiek proces en de bij het proces horende gebruikers. Via de koppeling met assurantiesoftware worden de documenten voor de betreffende medewerker direct toegevoegd aan de werklijst.
Stap 4: Document archivering
Kort na binnenkomst worden alle documenten, in hun originele bestandsformaat en als PDF digitaal op een centrale plek opgeslagen. Ze zijn beschikbaar binnen de assurantie-applicatie die in gebruik is.
Het gehele verwerkingsproces van alle verzekeringspost kan dus digitaal worden afgehandeld met het document management systeem. Dat scheelt veel tijd en dus geld. Bovendien is het proces onder controle, inzichtelijk en worden de documenten direct op de juiste plaats digitaal afgeleverd én ook nog eens in een uniform formaat opgeslagen. Dat maakt het (elektronisch) delen van die informatie nog eenvoudiger.