Document management in de cloud
- Waarom document management in de cloud?
- Voordelen van cloudoplossingen op on premise DMS.
- Gebruik de gratis DMS box voor alle informatie over DMS software in de cloud.
|
Alle DMS adviezen, oplossingen en inzichten
|
Voordelen van document management in de cloud
Organisaties kijken steeds meer naar document management systemen in de cloud, om zo de productiviteit van werknemers te verhogen, ongeacht de locatie of het device waarop ze werken. De cloud biedt alle voordelen van een lokaal document management systeem, maar dan in een beveiligde online omgeving waar geautoriseerde medewerkers bestanden altijd, overal en vanaf elk device kunnen raadplegen. Waarom kiezen organisaties voor een document management systeem in de cloud? Dit zijn de belangrijkste voordelen ten opzichte van een traditioneel DMS.
Overal toegang
Documenten in de cloud zijn binnen seconden toegankelijk voor het team, ongeacht het apparaat dat gebruikt wordt. Dit leidt onder andere tot een betere dienstverlening en een hogere klanttevredenheid. Een vertegenwoordiger beschikt bijvoorbeeld altijd over up-to-date productinformatie en contracten waardoor hij minder verkopen misloopt.
Cloud DMS is goedkoper
On premise document management systemen kunnen vaak uitgebreid en gepersonaliseerd worden. Ze zijn echter duur en bevatten veel features die u nooit zal gebruiken. Een document management in de cloud is meer out-of-the-box. U bespaart heel wat kosten voor consultancy, servers, hardware en opleiding van de gebruikers. Bovendien kan een cloud platform opgezet worden in amper 15 minuten!
Eenvoudiger samenwerken
In plaats van verschillende versies van een document heen en weer te mailen, maakt u eenvoudigweg de nodige wijzigingen aan het document in de cloudomgeving. Wijzigingen zijn in real-time zichtbaar voor andere gebruikers en het systeem zal automatisch oudere versies van uw document bewaren, in het geval een wijziging moet worden ongedaan gemaakt.
Meer veiligheid
Er zijn heel wat misvattingen omtrent veiligheid in de cloud. Feit is dat de infrastructuur van cloud providers veel beter presteert dan die van een gemiddelde MKB-organisatie. Bovendien worden alle back-ups, anti-spam, antivirus, server onderhoud en updates voorzien door de cloud provider, die hiervoor de nodige resources en kennis in huis heeft. Uw focus ligt op uw onderneming en dienstverlening. Zijn focus ligt op zijn dienstverlening: het aanbieden van een veilig cloud dienst. Vaak wordt er ook nog gebruik gemaakt van open source programma’s. Hoewel deze gratis zijn en erg populair, bieden ze niet de nodige veiligheidsfeatures om zakelijke data te beschermen, zeker wanneer deze data ook nog onderhevig is aan reglementeringen, opgelegd door uw industrie.
Hogere productiviteit
Eén van de grootste voordelen van het verhuizen van uw documenten naar de cloud is de verhoogde productiviteit van uw medewerkers. Automatische workflows zijn hiervan het beste voorbeeld. Stel dat een bepaald team verantwoordelijk is voor het schrijven, reviseren en goedkeuren van contracten. Door middel van een workflow wordt automatisch een e-mail verstuurd naar de revisor, zodra er een nieuw contract toegevoegd wordt. Tegelijkertijd komt dit als taak in zijn takenlijst. Wanneer de revisor zijn taak heeft volbracht en de status op goedgekeurd of afgekeurd heeft gezet, kunnen verdere acties worden geactiveerd. Worflows zorgen er op die manier voor dat documenten automatisch door de organisatie heen gestuurd worden.
Naar document management in de cloud
Uw medewerkers vertrouwen steeds meer op mobiele apparaten. Het is dan ook een logische stap om uw bedrijfssystemen naar een online omgeving te verhuizen. Een cloud gebaseerd document management systeem maakt uw medewerkers productiever, zorgt voor minder tijdverlies bij het zoeken naar informatie en helpt hen sneller, betere beslissingen te nemen.
Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van Cogn-it van het ICT informatiecentrum.