Document management in de cloud – DMSsystemen.nl

Document management in de cloud

Werknemers in een MKB-organisatie zitten niet langer de hele dag aan één bureau, te werken op één computer en telefoontjes aan te nemen op één telefoon. Onderzoek heeft uitgewezen dat zij vandaag gemiddeld 3 geconnecteerde toestellen gebruiken. Mobiliteit verandert de manier waarop we werken en biedt heel wat mogelijkheden, maar tegelijkertijd wordt het moeilijker om documenten te beheren. Denk maar aan dossiers die zich in een archiefkast -of in de modernere variant; file server- in een andere stad bevinden.

Organisaties kijken steeds meer naar document management systemen in de cloud, om zo de productiveit van werknemers te verhogen, ongeacht de locatie of het toestel waarop ze werken. De cloud biedt alle voordelen van een lokaal document management systeem, maar dan in een beveiligde online omgeving waar geautoriseerde medewerkers bestanden altijd, overal en vanaf elk toestel kunnen raadplegen. Waarom kiezen organisaties voor een Document Management Systeem in de cloud? Dit zijn de belangrijkste voordelen ten opzichte van een traditioneel Document Management Systeem.

 

document management in de cloud

De cloud geeft u toegang tot bestanden op elk moment – vanaf elk toestel
Documenten in de cloud zijn binnen seconden toegankelijk voor het team, ongeacht het toestel dat gebruikt wordt. Dit leidt onder andere tot een betere dienstverlening en, bijgevolg, een hogere klanttevredenheid. Een vertegenwoordiger beschikt bijvoorbeeld altijd over up-to-date product informatie en contracten waardoor hij minder verkopen misloopt.

Cloud Document Management Systemen zijn goedkoper

On premise document management systemen kunnen vaak uitgebreid en gepersonaliseerd worden. Ze zijn echter duur en bevatten veel features die u nooit zal gebruiken. Een document management in de cloud is meer out-of-the-box; u bespaart heel wat kosten voor consultancy, servers, hardware en opleiding van de gebruikers. Bovendien kan een cloud platform opgezet worden in amper 15 minuten!

De cloud maakt samenwerken eenvoudiger
In plaats van verschillende versies van een document heen-en-weer te mailen, maakt u eenvoudigweg de nodige wijzigingen aan het document in de cloud omgeving. Wijzigingen zijn in real-time zichtbaar voor andere gebruikers en het systeem zal automatisch oudere versies van uw document bewaren, in het geval een wijziging moet worden ongedaan gemaakt.

De cloud biedt meer veiligheid
Er zijn heel wat misvattingen omtrent veiligheid in de cloud. Feit is dat de infrastructuur van cloud providers veel beter presteert is dan die van een gemiddelde MKB-organisatie.

Bovendien worden alle back-ups, anti-spam, anti-virus, server onderhoud en updates voorzien door de cloud provider, die hiervoor de nodige resources en kennis in huis heeft. Uw focus ligt op uw onderneming en dienstverlening, zijn focus ligt op zijn dienstverlening: het aanbieden van een veilig cloud dienst. Vaak wordt er ook nog gebruik gemaakt van open source programma’s. Hoewel deze gratis zijn en erg populair, bieden ze niet de nodige veiligheidsfeatures om zakelijke data te beschermen, zeker wanneer deze data ook nog onderhevig is aan reglementeringen, opgelegd door uw industrie.

Cloud document management Systemen verhogen de productiviteit

Eén van de grootste voordelen van het verhuizen van uw documenten naar de cloud is de verhoogde productiviteit van uw medewerkers. Automatische workflows zijn hiervan het beste voorbeeld. Stel dat een bepaald team verantwoordelijk is voor het schrijven, reviseren en goedkeuren van contracten. Door middel van een workflow wordt automatisch een e-mail verstuurd naar de revisor, zodra er een nieuw contract toegevoegd wordt. Tegelijkertijd komt dit als taak in zijn takenlijst. Wanneer de revisor zijn taak heeft volbracht en de status op goedgekeurd, danwel afgekeurd heeft gezet, kunnen verdere acties worden geactiveerd. Worflows zorgen er op die manier voor dat documenten automatisch door de organisatie heen gestuurd worden.

Uw medewerkers vertrouwen steeds meer op mobiele apparaten. Het is dan ook een logische stap om uw bedrijfssystemen naar een online omgeving te verhuizen. Een cloud gebaseerd document Management Systeem maakt uw medewerkers productiever, zorgt voor minder tijdverlies bij het zoeken naar informatie en helpt hen sneller, betere beslissingen te nemen.

Dit is een bijdrage van Cogn-it, kennispartner van het ICT informatiecentrum.
Cogn-it | Kerkweg 15 | 1703 Dilbeek (België) | Contactpersoon: Pieter Lippens |
Telefoon: +32 2 669 05 80 | E-mail: pieter@techne.be | cogn-it.be