DMS | uitleg begrip - DMSsystemen.nl

DMS

DMS staat voor document management systeem. Hiermee worden de documenten binnen uw bedrijf beheerd en wordt er voor gezorgd dat uw organisatie meer gestructureerd te werk kan gaan. Met DMS kunt u eenvoudig documenten toevoegen, beheren en selecteren. Op deze manier bent u minder tijd kwijt aan het zoeken naar documenten. Binnen enkele klikken heeft u elk willekeurig document gevonden. Met behulp van DMS maakt u een digitaal archief aan waarin alle documenten eenvoudig terug te vinden zijn. Het systeem kan helemaal afgesteld worden aan de wensen en eisen van uw bedrijf. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat er van bepaalde bestanden automatisch dossiers gemaakt worden.

Uiteraard komen er verschillende soorten documenten voor binnen uw bedrijf. U kunt de documentstromen indelen in verschillende categorieën. U kunt bijvoorbeeld een DMS systeem nemen voor: contractbeheer, postregistratie, projectdossiers, factuurverwerking en klachtafhandeling. Vervolgens kunt u de documenten eenvoudig invoeren en zorgt het systeem zelf voor de juiste indeling. Hierdoor wordt het beheren van uw archief vrijwel helemaal geautomatiseerd. Er is keuze uit een standaard DMS systeem of een systeem dat helemaal op maat gemaakt wordt. Bij een systeem op maat hoeft u alleen te gebruiken wat u ook echt nodig heeft. Uiteraard kan dit ook weer kosten besparen in de toekomst en kunt u extra mogelijkheden toevoegen aan uw systeem. De meeste DMS oplossingen zijn weboplossingen waardoor u online uw archief kunt beheren.

Online DMS

U kunt zelf kiezen voor DMS software of online DMS. Bij het kiezen van online DMS kunt u bijvoorbeeld ook gebruik maken van het nieuwe werken. Dit betekent dat u vanaf elke locatie toegang heeft tot uw bestanden. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld thuis de bestanden opzoeken die u nodig heeft. Uiteraard is online DMS streng beveiligd waardoor alleen u de mogelijkheid heeft om de documenten in te zien. Daarnaast kunt u de documenten ook zo beveiligen dat alleen bepaalde medewerkers toegang hebben tot de documenten. Hierdoor kunt u ook vertrouwelijke documenten beheren met een online DMS systeem.