DMS online | begrip uitgelegd - DMSsystemen.nl

DMS online

Als we spreken over DMS is het belangrijk onderscheid te maken tussen een DMS systeem en DMS online. Een DMS systeem is een oplossing die wordt gebouwd rondom uw bedrijf en uw intranet. Afhankelijk van uw instellingen kunnen u en uw medewerkers de informatie vanaf hun kantoor of een thuiswerkplek opvragen en bewerken. DMS online is een weboplossing. Kort door de bocht betekent dit dat uw DMS pakket overal toegankelijk is, vergelijkbaar met een hotmail account dat u met gebruik van uw wachtwoord en gebruikersnaam overal ter wereld kunt openen. Deze eigenschap maakt DMS online geschikt voor bedrijven die gebruik maken van het nieuwe werken.

DMS online: hoe werkt het?

Het grote voordeel van DMS online is dat u geen programma´s hoeft te downloaden en te installeren. Het aantal personen dat u toegang kunt verschaffen tot uw DMS is ongelimiteerd. U kunt volledige toegang verlenen aan medewerkers en bijvoorbeeld slechts enkele documenten beschikbaar stellen voor klanten of leveranciers. De hoeveelheid ruimte die u beschikbaar heeft voor uw DMS is afhankelijk van de hoeveelheid informatie die u opgeslagen wilt hebben. U koopt dus de ruimte voor uw DMS online al naar gelang uw bedrijfsbehoefte. Omdat al uw documenten online worden opgeslagen, kunt u het gevoel hebben dat u minder grip heeft op DMS online dan op een DMS systeem. Dat hoeft niet zo te zijn. U kunt namelijk de instellingen van uw DMS online zou programmeren dat u een e-mail of sms ontvangt als er nieuwe documenten aan uw DMS online worden toegevoegd, er documenten worden opgevraagd of als er documenten worden bewerkt. Zo kunt u precies zien wie welke documenten opvraagt en wat er mee gebeurt. Afhankelijk van uw bedrijfsgrootte kunt u hierdoor veel berichten per dag ontvangen. In sommige gevallen is het prettiger om een aparte selectie te maken van documenten met een ‘eigen’ veiligheidsgraad: laag, medium of hoog. U kunt dan aangeven alleen een bericht te ontvangen als er documenten met een hoge veiligheidsgraad worden opgevraagd.

Hoe veilig zijn mijn documenten online?

De servers waarop uw DMS online is opgeslagen zijn in het beheer van uw DMS leverancier. Deze servers worden 24 uur per dag gecontroleerd en er wordt dagelijks een back-up gemaakt. Uiteraard zijn de verbindingen streng beveiligd en u kunt zelf de documenten selecteren die een verhoogde veiligheidsgraad krijgen. Om te achterhalen hoe de DMS online van uw keuze precies is beveiligd, kunt u het beste contact opnemen met de betreffende leverancier zodat die gerichte en specifieke informatie over zijn DMS oplossingen kan verstrekken.