DMS pakket - DMS systemen

DMS pakket

De afkorting DMS staat voor Document Management Software. In het Nederlands zouden we kunnen spreken van een documenten beheer systeem. Een DMS pakket is dus een software pakket dat de gebruiker helpt documenten te beheren.Gebruik van een DMS pakket betekent dat u uw documenten online kunt beheren. Een DMS pakket stelt u dus in staat online te werken in en aan uw documenten. U kunt vanuit elke locatie werken die u wenst. Maar dat is natuurlijk ook zonder een specifiek DMS pakket mogelijk, hoewel het gebruik van een DMS pakket alles een stuk efficiënter en sneller maakt. Interessanter is dat u uw documenten kunt delen met collega’s, personeel, klanten en andere personen binnen uw netwerk over de hele wereld. Dit is vooral handig en efficiënt als u internationale contacten of collega’s heeft.

Ook is een DMS pakket in dit gedigitaliseerde tijdperk een optimale vervanger voor de papierversnipperaar: het vernietigen van documenten is een van de vele mogelijkheden. Verder is het mogelijk om uw e-mail te archiveren, en een digitaal archief aan te maken.

Samenvattend

Met een DMS pakket kunt u

  • vanuit elke plek werken in en aan documenten;
  • documenten delen met verschillende belanghebbenden;
  • documenten vernietigen zonder de mogelijkheid dat er ergens resten blijven hangen;
  • een digitaal archief maken;
  • uw email archiveren.

Als u het voorgaande bij elkaar ‘optelt’, zult u zien dat door het gebruik van een DMS pakket al uw werkprocessen versneld worden, uw werk dus eerder af is, en u daardoor meer werk aan kunt.