DMS systemen | uitleg begrip - DMSsystemen.nl

DMS systemen

DMS systemen kunnen veel tijd, geld en ruimte besparen. Een dossier samenstellen kost over het algemeen veel geld en ruimte. U heeft bijvoorbeeld ruimte nodig om uw dossiers op te slaan en het kost geld om overal kopieën van te maken. Door gebruik te maken van DMS systemen kunt u bijvoorbeeld zelf dossiers aanmaken en documenten hierin ordenen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het digitaliseren van personeelsdossiers en klantendossiers. U kunt voor ieder personeelslid een persoonlijk beveiligd dossier aanmaken. De gegevens in een dossier zijn uiteraard vertrouwd, waardoor alleen bepaalde personen toegang hebben tot de bestanden. U kunt zelf bepalen welke documenten er toegevoegd worden tot het dossier in één van uw DMS systemen. Vervolgens kunt u bepalen welke personeelsleden de dossiers in mogen kijken en welke niet. Deze instellingen kunt u helemaal zelf instellen door bijvoorbeeld bepaalde bestanden wel zichtbaar te maken voor uw personeelsleden en sommige niet.

Zelf beheren van DMS systemen

U heeft de mogelijkheid om de DMS systemen eenvoudig zelf te beheren. Zo kunnen bestanden door uzelf vernietigd worden. Als documenten binnen de DMS systemen verwijderd worden zijn ze ook definitief weg. Het voordeel hiervan is dat er geen documenten resten blijven rondslingeren. Binnen enkele klikken kunt u de bestanden eenvoudig zelf verwijderen of ordenen. U kunt de DMS systemen bereiken vanaf uw eigen bureau en vervolgens de bestanden erbij zoeken die u nodig heeft. Het is ook mogelijk om de DMS systemen te koppelen aan het internet. Hierdoor heeft u de mogelijkheid om de documenten vanaf iedere locatie ter wereld op te zoeken. Uiteraard wordt er altijd rekening gehouden met de veiligheid van uw documenten. Hierdoor kan niet zomaar iedereen inloggen of bij uw documenten komen. Als u gebruikt maakt van DMS systemen dan zijn uw documenten in veilige handen. U kunt daarom gerust informatie opvragen over de mogelijkheden binnen uw bedrijf. Daarnaast kunnen de leveranciers van DMS systemen u informatie geven over de beveiliging van uw documenten. Maar ze kunnen u ook informatie bieden over de verschillende modules waaruit u kunt kiezen. Zo kunt u zelf bepalen wat u graag wilt automatiseren en toepassen binnen uw DMS systemen.