Document management systeem - DMSsystemen.nl

Document management systeem

Een document management systeem (DMS) maakt het mogelijk om uw documenten op een simpele manier te archiveren en later weer op te zoeken. De documenten kunnen via een speciale software online worden opgeslagen en bewaard. U loopt zo niet meer het risico om documenten kwijt te raken. Het document management systeem maakt ook automatisch een back-up van uw documenten. Hierdoor blijven uw documenten bewaard als uw computer zou crashen. Doordat de documenten online op een veilige plek worden opgeslagen kunt u ze op vrijwel ieder moment oproepen. Daarnaast geeft het u de mogelijkheid om met een document management systeem thuis te kunnen werken. Het systeem is namelijk niet locatie gebonden en u kunt met iedere internetverbinding direct toegang krijgen tot uw documenten.

Een document management systeem hoeft u niet alleen te gebruiken voor uw administratie. U kunt ook van het systeem gebruiken maken als ondersteuning van uw projecten. Zo kunt u een dossier aanmaken per project en vervolgens een speciale indeling maken, waarin u alle documenten snel en eenvoudig kunt opzoeken. Op deze manier kunt u met meerdere mensen aan een project werken via een document management systeem. U kunt in het document management systeem eenvoudig zelf de stappen maken voor uw project. U kunt bijvoorbeeld eenvoudig een plan van aanpak, offertes en relaties beheren voor uw project. Dit maakt samenwerken eenvoudiger met collega’s in de buurt, maar ook met collega’s op afstand.

Document management systeem, investering in de toekomst

U kunt een document management systeem zien als een investering in de toekomst. Al snel zult u merken dat steeds meer bedrijven gebruik gaan maken van een document management systeem. Ook kunt u hiermee de concurrentie voor zijn. Maar u zult ook merken dat u het voor steeds meer projecten gaat gebruiken. Dagelijkse zaken en handelingen kunnen worden geautomatiseerd waardoor u uiteindelijk veel tijd en geld bespaart. Uw personeel is daarnaast ook meer bezig met hun taken in plaats van het verwerken en opzoeken van documenten. U heeft alles binnen handbereik. Maak daarom handig gebruik van de functies en mogelijkheden die een document management systeem te bieden heeft.