Documentbeheer | begrip uitgelegd - DMSsystemen.nl

Documentbeheer

Documentbeheer is voor veel bedrijven een hele dagtaak. Een DMS systeem kan documentbeheer een stuk eenvoudiger maken. U kunt namelijk met een DMS systeem eenvoudig e-mails archiveren in klantendossiers, waardoor u met documentbeheer snel de correspondentie van een klant kunt opzoeken. Als een klantdossier niet voldoende is dan kunt u ook een projectdossier aanmaken. Hierin kunt u e-mails met betrekking tot projecten automatisch laten archiveren in het documentbeheer. Zo kunt u per project de correspondentie terug vinden op naam en datum. Via een speciale zoekmodule zijn alle bestanden binnen het documentbeheer eenvoudig terug te vinden. U hoeft hierbij niet alleen te denken aan het beheren van e-mails, maar ook aan andere zaken, zoals brieven en digitale computerbestanden.

Een document is sneller terug te vinden met een makkelijke omschrijving binnen een documentbeheer. U kunt met een speciale DMS module automatisch omschrijvingen genereren. Het documentbeheer systeem maakt dan zelf een samenvatting van het document, waarop het document met een zoekmachine kan worden terug gevonden. Hierdoor hoeft u geen extra tijd te besteden in het bedenken van zoekwoorden en samenvattingen binnen een documentbeheersysteem. Als u een document wilt delen met een collega of klant, maar u niet wilt dat deze wordt aangepast dan is hier ook een module voor. Via een speciale PDF convertor module is het mogelijk om documenten om te zetten in PDF formaat. Vervolgens kunt u de PDF-versie doorsturen naar klanten of collega’s. Ze kunnen de documenten zelf inzien, maar niet aanpassen waardoor het origineel bewaard blijft in uw documentbeheer.
Niet alleen documenten beheren, maar ook analyseren

Documentbeheer en analyseren

U kunt documentbeheer niet alleen gebruiken voor het beheren van uw documenten. U kunt het ook gebruiken om documenten te analyseren en gegevens uit uw bedrijf te onderzoeken. U kunt bijvoorbeeld door middel van klantendossiers het systeem laten onderzoeken hoeveel klanten u heeft. Maar het systeem geeft u ook inzicht in waar uw klanten vandaan komen en met de facturen kan het systeem ook uw omzet per klant berekenen. U kunt op deze manier kostbare informatie analyseren uit uw documenten. Het is zelfs mogelijk om het systeem te laten zien welke facturen er nog open staan en welke betaald zijn. Hiermee kunt u de administratie een handje helpen met documentbeheer.