Wat is DMS - DMS systemen

Wat is DMS

Voor het goed functioneren van administratieve en operationele processen is het in iedere organisatie gewenst dat betrouwbare informatie doorlopend snel beschikbaar is. Bijna al deze informatie ligt op een of andere manier vast in documenten. Rapporten, correspondentie, faxberichten, inkoopfacturen en ontvangstbewijzen zijn daarbij voorbeelden van papieren documenten. In digitale vorm gaat het om e-mailberichten, klantdossiers, gespreksverslagen en alle andere door de organisatie zelf gemaakte documenten en bestanden.

Het aantal informatiestromen en documenten binnen organisaties is de laatste jaren fors toegenomen. Deze trend zal zich in de nabije toekomst in sterke mate voortzetten. Door dit steeds grotere aanbod van documenten wordt het tijdig beschikbaar hebben van de in deze documenten vastgelegde informatie steeds moeilijker. De oplossing hiervoor wordt geboden door document management systemen.

Met een document management systeem (afgekort als DMS) wordt het beheer van documenten zodanig geautomatiseerd, dat een optimale beschikbaarheid van documenten en daarin vastgelegde informatie gegarandeerd kan worden. Dat wil zeggen dat de waardevolle informatie op het juiste moment, op de juiste plaats en bij de juiste personen beschikbaar is.
 

Waaruit bestaat document management?
Document management is het proces dat zich binnen organisaties richt op het zinvol, bruikbaar en veilig opslaan van nuttige informatie. Een DMS ondersteunt dit proces met moderne softwareoplossingen al dan niet geïntegreerd met oplossingen voor het digitaliseren (scannen), printen, bewerken, verspreiden, opslaan (archiveren), zoeken, opvragen en vernietigen van de documenten. De grootste voordelen liggen op het gebied van snelheid en efficiëntie.

Diverse bronnen

De informatie waarover organisaties beschikken is opgeslagen in verschillende systemen. Dit leidt tot een grote diversiteit aan bestandsformaten. Daarnaast worden veel van deze systemen op een eigen manier en geïsoleerd van andere systemen beheerd. Ook technologische ontwikkelingen spelen een rol. Deze gaan zo snel dat systemen en bestandsformaten steeds sneller verouderen. Gevolg daarvan is dat in documenten vastgelegde informatie wel aanwezig, maar niet altijd op de juiste manier beschikbaar is. Een DMS lost dit probleem op.

Grote voordelen
Een document management systeem biedt op de meest eenvoudige manier toegang tot alle in documenten vastgelegde informatie. Via het bedrijfsnetwerk zijn documenten doorlopend voor iedereen die daarvoor toegang heeft (intern of extern) vanaf iedere plaats te raadplegen. Wijzigingen en aanvullingen zijn direct beschikbaar en de status van documenten is voor iedereen doorlopend bekend. Er is daarom geen discussie meer over de versie van een document: iedereen werkt met dezelfde meest actuele versie, zodat misverstanden en miscommunicatie uitgesloten kunnen worden.

Ook wordt het delen van kennis eenvoudiger, waardoor projecten sneller en beter uitgevoerd kunnen worden. Met een DMS kunnen diverse arbeidsintensiene handelingen met papieren documenten (opvragen, verzenden, kopiëren, printen) achterwege blijven, omdat documenten in digitale vorm en via bestaande kanalen, continu beschikbaar zijn. Veel tijd wordt gewonnen door documenten automatisch naar de juiste medewerker te laten gaan en anderen niet ‘lastig te vallen’ met informatie die eigenlijk niet voor hen bestemd is.

Een ander voordeel is dat de archivering van documenten optimaal georganiseerd wordt. Documenten kunnen bijvoorbeeld eenvoudig aan een project gekoppeld worden, zodat direct duidelijk is welke gevolgen wijzigingen in het ene document hebben voor het andere. Document management systemen leveren bovendien een grote bijdrage aan kostenreductie. De snelle traceerbaarheid van documenten, het eenvoudige raadplegen ervan en het voorkomen van alle handelingen die aan papieren documenten verbonden zijn, besparen veel tijd. Per organisatie gelden er aanvullend hierop nog diverse andere voordelen.

Techniek
Document management systemen maken papieren documenten overbodig. In plaats daarvan zijn alle documenten digitaal beschikbaar. Om dat mogelijk te maken zijn diverse technieken noodzakelijk: indexing, scanning, optical character recognition (OCR), categorisatie en full text retieval. Bij het digitaliseren van een document wordt metadata aan een document toegevoegd. Metadata bestaat uit gegevens over een document die aan het document gekoppeld zijn en die nodig zijn om documenten te kunnen vinden en om relaties tussen documenten te kunnen leggen, zoals creatiedatum, auteur, archiveringsdatum, versienummer, omschrijving, wijzigingshistorie, informatie over door wie het document is geraadpleegd, enzovoort.

DMS en DMS
De verschillen tussen software en systemen die aangeduid worden als DMS zijn groot. Er bestaan separate DMS-en en DMS-en die geïntegreerd onderdeel uitmaken van andere softwarapplicaties, bijvoorbeeld op het terrein van content management en CRM. In de eenvoudigste vorm is een document management systeem gericht op het invoeren en beheren van diverse soorten bestanden, waaronder e-mail, images, rapporten, faxberichten, tekstverwerkerbestanden en audio -en video bestanden. Bij ‘grotere’ document management systemen is de functionaliteit uitgebreid met het beheer van de levenscyclus van documenten en faciliteiten voor workflow management en content management. Aan documenten kunnen dan ook vaak statuskenmerken, bewaartermijnen en toegangsrechten worden toegekend, is aanpassing van metagegevens mogelijk en zijn zoekmogelijkheden uitgebreider.

De keuze van een DMS

Het aanbod van document management systemen is groot en de oplossingen laten zich vanwege de vele technische aspecten van een DMS lastig vergelijken. Laat u bij de selectie van een DMS daarom altijd zo goed mogelijk adviseren. Bepaal voor uzelf welke voordelen u verwacht van een DMS en wat uw specifieke eisen en wensen zijn. Leg het contact met DMS leveranciers en investeer tijd in het bekijken van presentaties en demo’s. DMS leveranciers en adviseurs kennen de mogelijkheden met document management systemen en kunnen u veel vertellen over hun ervaringen uit de dagelijkse praktijk. Maak er gebruik van. Evenals van de DMS box, het gratis informatiepakket over de keuze van een document management systeem.