DMS en beheer van digitale documenten – DMSsystemen.nl

DMS: beheer van digitale documenten

Het zou de gewoonste zaak van de wereld moeten zijn: de elektronische invoer, bewerking en archivering van documenten die voor een bedrijfsvoering cruciaal zijn. De praktijk is echter dat nog veel organisaties met papier werken, documenten in verschillende versies op bureaus blijven liggen, dossiers incompleet zijn en er onvoldoende zicht is op de status van bijbehorende werkprocessen. Gevolg: (potentiele) klanten wachten te lang op een reactie of worden incorrect geholpen. De aanschaf van een Document Management Systeem, afgekort als DMS, voorkomt deze problemen.

Al bijna twintig jaar gebruiken we in Nederland digitale (elektronische) documenten. Tegelijk werken nog veel bedrijven met papier. Omdat de digitalisering overal om zich heen grijpt, kampen veel organisaties met een onoverzichtelijke administratie die bestaat uit zowel papier als computerbestanden. Dat maakt het beheer van zo’n administratie buitengewoon moeilijk. Zeker in tijden waarin de hoeveelheid informatie kan leiden tot een ‘information overload’, is het voor een bedrijfsvoering essentieel dat snel de juiste documenten uit een archief kunnen worden opgehaald.

Documentbeheer

Om orde te scheppen in de chaos die het documentbeheer soms is, overwegen steeds meer bedrijven de aanschaf van een elektronisch DMS: een Document Management Systeem. Een DMS zorgt onder meer dat een nieuw aangemaakt document direct een structuur krijgt, waardoor het gemakkelijk kan worden teruggevonden in de centrale database waarin het DMS alle documenten opslaat, ongeacht extensie en herkomst. Een DMS maakt het beheer van documenten eenvoudiger en efficiënter. De functie ‘versiebeheer’ houdt bijvoorbeeld per document bij wanneer, waar, hoe en door wie een tekst of ander document is aangepast. Maar ook een functie die bijhoudt wie wanneer heeft in- of uitgecheckt, draagt bij aan een optimaal beheer. Een DMS kan de workflow in een bedrijf beter regelen, net als de broodnodige autorisaties: wie is bevoegd een document in te zien en te wijzigen?

Meer over DMS software

Een uitgebreide uitleg over DMS software, de toepassing ervan en andere aspecten leest u in het gratis boek ‘DMS software’, samengesteld door het ICT informatiecentrum.

DMS

Wat is DMS

Digitaal is beter
Een elektronisch beheer van documenten en informatie kent de nodige voordelen. We werken dan ook steeds meer met digitale bestanden. Dat neemt niet weg dat in veel bedrijfsvoeringen ook het aantal papieren documenten nog altijd toeneemt. Uit onderzoek blijkt dat we nog steeds documenten uitprinten, e-mails liever van papier lezen en spreadsheets gemakkelijker bestuderen in papieren vorm. Het is blijkbaar lastig om afstand te nemen van het ‘vertrouwde’ papier.

De verklaring ligt voor een belangrijk deel in bestaande procedures, waarin gedetailleerd is vastgelegd welke gang een (papieren) document aflegt door een organisatie voordat bijvoorbeeld een klantbrief de deur uit kan. Stapt een organisatie over op het gebruik van louter digitale documenten, dan worden dergelijke afspraken en procedures minder ‘grijpbaar’. Vooral in de beleving van medewerkers zijn digitale documenten vluchtiger en bijvoorbeeld gemakkelijker in te zien door collega’s van andere afdelingen. Papier daarentegen voelt ‘veiliger’ aan.

Toch is het een misvatting dat het gebruik van papier het leven in een organisatie gemakkelijker maakt. Papieren documenten raken zoek en het is lang niet altijd duidelijk of een stuk papier de meest actuele versie van een document weergeeft. Ook kan een papieren document op de verkeerde plek terecht zijn gekomen, niet de vereiste status hebben of informatie bevatten die in strijd is met in een bedrijfsvoering geldende regels. Een probleem is ook dat papieren documenten niet interacteren met digitale documenten, die er hoe dan ook zijn in een organisatie, of we willen of niet. Ook al zijn de kosten niet altijd duidelijk; onderzoek wijst uit dat het beheer van papieren documenten onnodig veel tijd en energie kost en daarom duur is.

Traject van documenten
Een document doorloopt binnen een organisatie meestal een standaard en tamelijk overzichtelijk ‘traject’. Documenten die nieuw zijn in een organisatie zijn ofwel toegestuurd van buitenaf, ofwel intern aangemaakt door een of meerdere medewerkers, bijvoorbeeld met een tekstverwerkingsprogramma of een financiële applicatie.

Workflows

Ieder bedrijf kent specifieke ‘workflows’ (routes) voor bepaalde documenten. Bijvoorbeeld: financiële rapportages worden behandeld en geautoriseerd door financiële afdelingen, klachten van klanten worden afgehandeld door een klantenservice en documenten die verband houden met technische problemen komen terecht bij een afdeling ‘support’. Wordt een document op de juiste manier ‘geïndexeerd’, dan is meteen helder om wat voor document het gaat, wat het onderwerp is, voor welke medewerker(s) of afdelingen het is bedoeld en bij wie het (dus) terecht moet komen.

Een DMS stelt een organisatie in staat dergelijke workflows of ‘routeringen’ te automatiseren, waardoor documenten direct het bedoelde traject afleggen. Collega’s die belast zijn met een bepaald soort klachtenafhandeling, krijgen bijvoorbeeld direct en geheel geautomatiseerd precies die informatie en documenten in bezit – meestal via de mailbox of een applicatie – die verband houden met klachten van klanten. Het DMS bewaart tegelijk een kopie van het (digitale) bronbestand in de centrale database, zodat ook de originele versie van het document – de versie bij binnenkomst – beschikbaar blijft voor raadpleging. Met de functie ‘versiebeheer’, die deel uitmaakt van vrijwel ieder DMS, zijn überhaupt alle versies die daarna ontstaan door het systeem terug te halen. Een DMS plaatst alle wijzigingen in hetzelfde elektronische dossier.

De opslag van alle ‘begeleidende’ documenten in het archief, wordt ook wel de ‘aflegging’ van een dossier genoemd, de laatste stap in een workflow. Financiële documenten worden meestal zeven jaar bewaard en daarna vernietigd. Daarmee is de documentcyclus definitief ten einde.

Dit is een bijdrage van DDi Document Software, kennispartner van het ICT informatiecentrum.
DDi Document Software | Binnenweg 18 | 2132 CT Hoofddorp | Contactpersoon: Kaisa Haasnoot |
Telefoon: 088 5672000 | E-mail: info@ddi.nl | DDi.nl