Documentenstroom beheren met DMS - DMSsystemen.nl

Documentenstroom beheren met een document management systeem

In de huidige wereld van steeds snellere communicatie en steeds groter wordende informatiestromen, is de behoefte om snel over de juiste gegevens te beschikken groter dan ooit. Met de huidige manier van werken wordt informatie op verschillende plaatsen of verschillende mediums opgeslagen. Hierdoor ontbreekt overzicht waardoor het terugvinden van documenten meer tijd kost dan wenselijk is. Een document management systeem (DMS) zorgt ervoor dat u op elk moment eenvoudig en snel over alle benodigde informatie beschikt. Dit geeft u een goed beeld van informatiestromen van en naar uw organisatie.

Verwerking van documenten

Met enkele simpele muisklikken verwerkt een document management systeem de gegevens van elk document. De documentinhoud wordt voorzien van waardeverhogende metagegevens en is direct digitaal toegankelijk voor elke geautoriseerde medewerker. Het kwijtraken van documenten is hiermee verleden tijd. Alle documenten zijn door de digitalisering plaats- en tijdonafhankelijk te bereiken. Zo kunnen medewerkers functioneren zonder fysieke documenten. Digitalisering verhoogt dus de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

E-mail beheer
Binnen een organisatie kan e-mailverkeer problemen opleveren, omdat er nauwelijks controle-instrumenten voor ontwikkeld zijn. Medewerkers slaan hun e-mails niet centraal op, waardoor een ongrijpbaar ‘grijs’ documentencircuit ontstaat. Met een document management systeem is het mogelijk om grip te krijgen op dat complexe e-mailverkeer binnen uw organisatie. Bij het bewaren van uw e-mail maakt het niet uit of u één of meerdere e-mails of bijlagen tegelijkertijd wilt opslaan. Met één simpele muisklik kan uw e-mail automatisch worden opgeslagen.

Automatische routering van documenten
Door automatische documentroutering is het nog nooit zo makkelijk geweest om documenten door uw organisatie te sturen. Of het nu besluitvormende documenten zijn of documenten die alleen ter informatie dienen, door automatische routering worden alle documenten snel en eenvoudig bij de juiste medewerkers bezorgd.

De behandelaar van dit document treft alle relevante documenten in zijn/haar werkvoorraad aan. Zijn/haar leidinggevende beschikt over een status overzicht van alle in behandeling zijnde documenten. Tevens zorgt de automatische routering ervoor dat de medewerker te allen tijde de correcte vervolgacties kan uitvoeren. Door een duidelijk overzicht van alle relevante informatie kan de medewerker ervoor kiezen om alle bijbehorende stukken in te zien of een reactie-document op te stellen.

Meer over DMS software

Een uitgebreide uitleg over DMS software, de toepassing ervan en andere aspecten leest u in het gratis boek ‘DMS software’, samengesteld door het ICT informatiecentrum.

Document management systeem

Document management systeem

Centrale opslag en beheer
Documenten en dossiers binnen de organisatie worden gestructureerd gearchiveerd. De opslag van documenten in een document management systeem heeft een paar kenmerkende voordelen:

  • Het is mogelijk om verschillende versies van een document op te slaan en de versies zijn afzonderlijk opvraagbaar.
  • Elk document is snel terug te vinden. Door de inzet van cloudoplossingen kunt u vanaf elke plek met een internetverbinding documenten raadplegen, bewerken en behandelen.
  • Een gestructureerd archief zorgt ervoor dat documenten bewaard worden op de juiste plaats en dat deze documenten binnen de juiste termijn vernietigd worden.

Vinden in plaats van zoeken
Voor het succes van een organisatie is het van uiterst belang dat uw medewerkers altijd en overal probleemloos de benodigde informatie ter beschikking hebben. Een eenvoudige en snelle zoekmachine is daarmee een essentieel onderdeel van een document management systeem. Een goede zoekmachine onderscheidt zich door informatie op een intuïtieve manier terug te vinden en dit op een logische manier aan een geautoriseerde medewerker te presenteren.

Inzet van een DMS biedt u de volgende voordelen:

  • Aanzienlijke kosten- en tijdsbesparing
  • Veilig beheer van al uw documenten
  • Plaats- en tijdonafhankelijk werken
  • Snel en effectief uw documenten vinden
  • Naadloze integratie met andere oplossingen
  • Centrale opslag
  • Informatie overzichtelijk ontsluiten
  • Verhoogde productiviteit
  • Hoge acceptatiegraad door gebruikers
  • Snel en gemakkelijk documenten delen
  • Voldoen aan wet- en regelgeving

Dit is een bijdrage van BCT, kennispartner van het ICT informatiecentrum.
BCT | Heiberg 40 | 6436 CL Amstenrade | Contactpersoon: Marc Dohmen |
Telefoon: +31 (0)46 442 45 45 | E-mail: marc.dohmen@bct.nl | BCT.nl