Documentenstroom beheren met een document management systeem
- Over het optimaal beheren van documentstromen.
- Toepassingen van een DMS.
- Gebruik de gratis DMS box voor alle informatie over dms en document management.
Verwerking van documenten
Met enkele simpele muisklikken verwerkt een document management systeem de gegevens van elk document. De documentinhoud wordt voorzien van metagegevens en is direct digitaal toegankelijk voor elke geautoriseerde medewerker. Het kwijtraken van documenten is hiermee verleden tijd. Alle documenten zijn door de digitalisering plaats- en tijdonafhankelijk te bereiken. Zo kunnen medewerkers functioneren zonder fysieke documenten. Digitalisering verhoogt dus de kwaliteit van de bedrijfsvoering.
E-mail beheer
Binnen een organisatie kan e-mailverkeer problemen opleveren, omdat er nauwelijks controle-instrumenten voor ontwikkeld zijn. Medewerkers slaan hun e-mails niet centraal op, waardoor een ongrijpbaar ‘grijs’ documentencircuit ontstaat. Met een document management systeem is het mogelijk om grip te krijgen op dat complexe e-mailverkeer binnen uw organisatie. Bij het bewaren van uw e-mail maakt het niet uit of u één of meerdere e-mails of bijlagen tegelijkertijd wilt opslaan. Met één simpele muisklik kan uw e-mail automatisch worden opgeslagen.
Automatische routering van documenten
Door automatische documentroutering is het nog nooit zo makkelijk geweest om documenten door uw organisatie te sturen. Of het nu besluitvormende documenten zijn of documenten die alleen ter informatie dienen, door automatische routering worden alle documenten snel en eenvoudig bij de juiste medewerkers bezorgd.
De behandelaar van dit document treft alle relevante documenten in zijn/haar werkvoorraad aan. Zijn/haar leidinggevende beschikt over een statusoverzicht van alle in behandeling zijnde documenten. Tevens zorgt de automatische routering ervoor dat de medewerker te allen tijde de correcte vervolgacties kan uitvoeren. Door een duidelijk overzicht van alle relevante informatie kan de medewerker ervoor kiezen om alle bijbehorende stukken in te zien of een reactie-document op te stellen.
Centrale opslag en beheer
Documenten en dossiers binnen de organisatie worden gestructureerd gearchiveerd. De opslag van documenten in een document management systeem heeft een paar kenmerkende voordelen:
- Het is mogelijk om verschillende versies van een document op te slaan en de versies zijn afzonderlijk opvraagbaar.
- Elk document is snel terug te vinden. Met online DMS oplossingen (cloud DMS) kunt u vanaf elke plek met een internetverbinding documenten raadplegen, bewerken en behandelen.
- Een gestructureerd archief zorgt ervoor dat documenten bewaard worden op de juiste plaats en dat deze documenten binnen de juiste termijn vernietigd worden.
Vinden in plaats van zoeken
Voor het succes van een organisatie is het van uiterst belang dat uw medewerkers altijd en overal probleemloos de benodigde informatie ter beschikking hebben. Een eenvoudige en snelle zoekmachine is daarmee een essentieel onderdeel van een document management systeem. Een goede zoekmachine onderscheidt zich door informatie op een intuïtieve manier terug te vinden en dit op een logische manier aan een geautoriseerde medewerker te presenteren.
Een DMS biedt u de volgende voordelen:
- Aanzienlijke kosten- en tijdsbesparing
- Veilig beheer van al uw documenten
- Plaats- en tijdonafhankelijk werken
- Snel en effectief uw documenten vinden
- Naadloze integratie met andere oplossingen
- Centrale opslag
- Informatie overzichtelijk ontsluiten
- Verhoogde productiviteit
- Hoge acceptatiegraad door gebruikers
- Snel en gemakkelijk documenten delen
- Voldoen aan wet- en regelgeving
Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van BCT kennispartner van het ICT informatiecentrum.