Wat is document management – DMSsystemen.nl

Wat is document management

Een bureau met daarop een stapel post, onderverdeeld in brieven, offertes en facturen is het begin van een document management systeem (DMS). DMS software is dan ook een hulpmiddel om ongestructureerde documenten en gegevens van een organisatie te beheren. De basiselementen van een bruikbaar document management systeem zouden minimaal moeten bestaan uit: Metadata, Versie beheer, Beveiliging, Check in/out mechanisme, Workflow en Integratie- koppelmogelijkheden met bestaande applicaties als bijvoorbeeld MS-Office, CRM en ERP systemen. Het doel van een DMS systeem is om de bestaande processen te verbeteren, veiliger te maken en vooral traceerbaar.

Wanneer is document management zinvol?

Een document management systeem is zinvol voor iedere organisatie waar gegevens en documentbeheer een onderdeel vormen van het dagelijks bedrijfsproces, en een organisatie efficiënter en meer gecontroleerd wil gaan werken. Indicaties van de behoefte voor een DMS zijn onder andere: gebruik van veel papier in de bedrijfsprocessen, documentbeheer neemt (te) veel tijd in beslag, documenten zijn lastig terug te vinden. Een document management systeem maakt het mogelijk binnen enkele seconden het juiste document te traceren. Hoe lang doet u daarover?

Het DMS pakket zal voor u gaan werken en ondersteunt de bedrijfsprocessen actief. Het kan u bijvoorbeeld tijdig informeren als een contract of belangrijk certificaat dreigt te verlopen. De juiste document management keuze en een goed uitgevoerde implementatie zullen resulteren in een oplossing waarmee medewerkers kunnen blijven werken op de manier zo als zij dat gewend zijn. Tegelijkertijd profiteert de gebruiker van voordelen als verbeterde personeelsefficiëntie en gestroomlijnde processen. Daarnaast zorgt een document management ervoor dat de veiligheid en historie gewaarborgd blijft en ondersteunt hiermee verschillende certificeringsrichtlijnen.

Meer over document management software

Een uitgebreide uitleg over DMS software, de toepassing ervan en andere aspecten leest u in het gratis boek ‘DMS software’, samengesteld door het ICT informatiecentrum.

document management

document management

Ontwikkelingen
De belangrijkste ontwikkelingen van de afgelopen jaren zijn de ‘object georiënteerde DMS structuur’, zelf de vrijheid hebben om objecten te definiëren om daarmee het document management systeem perfect aan te sluiten op bestaande bedrijfsprocessen. Door de object georiënteerde structuur is het DMS uitermate geschikt voor meer toepassingen, bijvoorbeeld CRM, Contractmanagement of Incidentmanagement. En de opkomst van locatie onafhankelijk gebruik van document management oplossingen, denk aan de ontwikkeling van web portals voor externe medewerkers of klanten.

Document management toekomst

Voor wat de toekomst betreft zijn er andere uitdagingen, korte termijn ontwikkelingen zijn onder andere: Mobile document management & BYOD (bring your own device), het volwassen worden van gegevens en documentbeheer en deelnemen aan bedrijfsprocessen via smartphones en tablets. Hybride document management oplossingen naar voren, de combinatie van Cloud en on-premise document management, welke zowel als product als dienst leverbaar komen. Verder social content and collaboration, meer informatie delen en samenwerken en Big Data, het beheer van complexe, snelle en/of grote hoeveelheden data.

Dit is een bijdrage van Office in a Box, kennispartner van het ICT informatiecentrum.
Office in a Box | Zweedsestraat 8A28 | 7418 BG Deventer | Contactpersoon: Gert-Jan Voogsgeerd |
Telefoon: +31(0)570 546587 | E-mail: gj.voogsgeerd@oib4u.nl | mijn-dms-.nl