DMS software toepassing en selectie
- Alles over document management en de selectie van een DMS oplossing.
- Onafhankelijke kennis, informatie, adviezen en tips.
- Voor betere beslissingen en succesvollere projecten rond DMS software.
DMS staat voor document management systeem, system of software. DMS software helpt u met documentbeheer. Het regelt het digitaliseren, veilig opslaan en terugvinden van documenten, zorgt voor versiebeheer, eenduidigheid en nog veel meer. Overweegt u een nieuwe DMS oplossing, dan biedt deze website u toegang tot alle informatie over het vinden, selecteren en implementeren van de DMS software die het best past bij uw organisatie en werkprocessen.
WAARMEE KUNNEN WIJ U HELPEN?
DMS INFORMATIE
Online informatie
Gratis boeken
Whitepapers
DMS OPLOSSINGEN & LEVERANCIERS
DMS selectie
Productinformatie
Leveranciers
DMS ADVIES
Project starten en begeleiden
Business consultancy
Selectieadvies
Waarom een document management systeem?
De stroom documenten binnen organisaties neemt nog altijd toe, met name door het stijgende aantal digitale documenten. Dit stelt steeds hogere eisen aan de opslag, beschikbaarheid en terugvindbaarheid ervan. Met een document management systeem (DMS) automatiseert u het beheer van documenten zodat de beschikbaarheid van documenten en de vastgelegde informatie, gegarandeerd is. Deze website informeert u over de mogelijkheden van document management en helpt u bij de keuze van DMS software.
DMS box
Overweegt u nieuwe DMS software of wilt u starten met DMS software selectie? Maak dan gebruik van de DMS box. Alle aspecten van het selecteren, vergelijken en implementeren van een documentbeheer systeem komen hierin aan de orde. De box bestaat uit alle boeken, checklists, overzichten en andere media van het ICT informatiecentrum over DMS software aangevuld met op uw toepassing gerichte informatie. De box helpt u met het vinden van de oplossing die het best past bij uw organisatie, activiteiten en processen.
Waarvoor gebruikt u een DMS?
Een belangrijks toepassing van een document management systeem is het digitaliseren van documenten met het doel deze daarna eenvoudig te kunnen archiveren. Het DMS zorgt ervoor dat de documenten daarna weer snel en goed terug vindbaar zijn. Door het documentbeheer te centraliseren in één systeem wordt het delen van documenten eenvoudig. Uiteraard is het hierbij mogelijk vast te leggen wie welke documenten mag inzien of wijzigen. Voordeel is dat iedereen die toegang heeft tot een bepaald document, altijd gebruik maakt van de meest recente versie en dat samenwerken hierdoor gemakkelijker wordt. Workflows zijn snel in te richten, waardoor de werkprocessen beter gestructureerd zijn en effectiever en efficiënter worden. Lees verder: wat is dms?.
DMS in de cloud
DMS oplossingen zijn er in diverse vormen. Voor veel functionaliteit zult u waarschijnlijk kiezen voor een separaat document management systeem. Basisfunctionaliteit voor documentbeheer vindt u vaak ook terug in ERP software of een CRM of HRM oplossing. Deze keuze is onderdeel van het selectieproces, waarover u alles leest in de DMS box. In alle gevallen kunt u kiezen voor software die u lokaal installeert (on premise, ofwel op uw eigen servers) en software die online beschikbaar is. Bijna alle DMS oplossingen zijn webbased of kennen een online versie en presenteren zich als DMS in de cloud.
Hoe selecteert u een DMS oplossing?
U kunt veel zelf, maar heeft uiteraard wel de kennis van leveranciers en specialisten nodig. Belangrijk is: selecteer zelf en begrijp wat uw keuze bepaalt! Als u de mogelijkheden kent en weet waar de verschillen zitten tussen de diverse DMS oplossingen, kunt u daar prima zelf een besluit over nemen. Om te weten hoe het selectieproces werkt en hoe u uw project uitvoert, hebben wij informatie voor u. Om te weten wat er mogelijk is en wat u wel en niet nodig heeft, kunt u het best met enkele leveranciers en specialisten praten. Via de DMS box beschikt u snel over alle kennis en informatie die u voor een goede oriëntatie, selectie en implementatie nodig heeft.
Hoe kiest u een leverancier?
Met het bepalen wat voor u de beste DMS oplossing is, bent u er nog niet. Daar hoort ook een leverancier bij. Daarnaast kunt u bij de uitvoering van uw project nog ondersteuning nodig hebben, zoals bij de implementatie, de migratie van bestanden of voor advies. Feitelijk lopen er in uw DMS project dus twee selectietrajecten parallel: één voor de technische oplossing en één voor de specialisten die u helpen met de uitvoering van uw project. In beide selectieprocessen helpt de DMS box u. Lees hier meer over het vinden en selecteren van de oplossing en leveranciers.
DMS advies
Zoals ieder IT project is ook een DMS implementatie niet slechts een technische aangelegenheid. Juist ook bij dit thema zal een sterke focus moeten liggen op uw bedrijfs- en informatieprocessen. Welke rol gaat een nieuw document management systeem daarin spelen? Welke problemen zijn er die u met de nieuwe software wilt oplossen. Voor alle vragen over de businesskant van uw project en voor een goede begeleiding bij het selectietraject, is meestal specialistisch en onafhankelijk advies nodig. Het ICT informatiecentrum kan u helpen bij dit DMS advies.
Documenten digitaliseren
Als het digitaliseren van uw organisatie hoog op de agenda staat, zal één van de onderdelen die daarbij aangepakt moet worden het beheer van documenten moeten zijn. DMS speelt daardoor een belangrijke rol in uw digitale transformatie. Zeker naarmate uw medewerkers vaker thuiswerken of op verschillende bedrijfslocaties werken, is het goed en veilig regelen van documentstromen noodzakelijk. Ook zaken als versiebeheer en autorisatie zijn dan belangrijk. Met een goed DMS is dat allemaal realiseerbaar.
Toepassingen
Uiteraard komen er verschillende soorten documenten voor binnen uw bedrijf. U kunt de documentstromen indelen in verschillende categorieën. U kunt bijvoorbeeld een DMS systeem nemen voor: contractbeheer, postregistratie, projectdossiers, factuurverwerking en klachtafhandeling. Vervolgens kunt u de documenten eenvoudig invoeren en zorgt het systeem zelf voor de juiste indeling. Hierdoor wordt het beheren van uw archief vrijwel helemaal geautomatiseerd. Er is keuze uit een standaard DMS systeem of een systeem dat helemaal op maat gemaakt wordt. Bij een systeem op maat hoeft u alleen te gebruiken wat u ook echt nodig heeft. Uiteraard kan dit ook weer kosten besparen in de toekomst en kunt u extra mogelijkheden toevoegen aan uw systeem. De meeste document management oplossingen zijn weboplossingen waardoor u online uw documenten kunt beheren en gebruiken.
Kennis over DMS
Tientallen DMS specialisten zijn als kennispartner verbonden aan het ICT informatiecentrum. Via onze media publiceren zij hun whitepapers en kennisdocumenten over de belangrijkste aspecten van de keuze en toepassing van document management oplossingen. Bekijk de kennisbank en download hier actuele whitepapers over document management..
Boeken over DMS
Tientallen DMS specialisten zijn als kennispartner verbonden aan het ICT informatiecentrum. Via onze media publiceren zij hun whitepapers en kennisdocumenten over de belangrijkste aspecten van de keuze en toepassing van document management oplossingen. Bekijk de kennisbank en download actuele boeken over DMS.