Onafhankelijk informatieplatform over DMS en ECM oplossingen, toepassingen, selectie en implementatie.

Verbeter uw document management
met moderne IT oplossingen

Ontdek wie u kan helpen met
DMS oplossingen of advies.

Alles over DMS systemen,
Selectie en toepassingen.

Wat wilt u?

DMS project starten > Lees ‘Zo pakt u uw DMS project aan’
DMS selecteren > Gebruik de gratis DMS/ECM box en lees over DMS selectie
DMS implementeren > Lees over successen en fouten bij DMS implementatie
Geïnformeerd blijven > Volg de ontwikkelingen via de ICT nieuwsbrief

DMS oplossingen, leveranciers en adviseurs

DMS staat voor document management systeem, system of software. DMS software helpt u met documentbeheer en enterprise content management (ECM). Hierdoor speelt deze oplossing een belangrijke in het informatiemanagement van uw organisatie. Een DMS regelt het digitaliseren, veilig opslaan en terugvinden van documenten, zorgt voor versiebeheer, eenduidigheid en nog veel meer. Overweegt u een nieuwe ECM of DMS oplossing, dan vindt u via deze website alle informatie over het selecteren, implementeren en toepassen van de software die het best past bij uw organisatie en werkprocessen.

Selecteer uw DMS oplossing

WAARMEE KUNNEN WIJ U HELPEN?

DMS KENNISBANK

DMS/ECM box
Checklists en stappenplannen
Gratis boeken
Whitepapers

DMS OPLOSSINGEN

DMS softwareoverzicht
DMS leveranciers
DMS selectie
Wat is DMS?

DMS ADVIES

DMS/ECM box
Selectie advies
Project starten
DMS adviseurs

Waarom een document management systeem?

De stroom digitale documenten en content binnen organisaties neemt nog altijd toe. Dit stelt steeds hogere eisen aan de opslag, beschikbaarheid, terugvindbaarheid en veiligheid ervan. Met een document management systeem (DMS) automatiseert u het beheer van documenten zodat de beschikbaarheid van documenten en de vastgelegde informatie, gegarandeerd is. Deze website informeert u over de mogelijkheden van document management en enterprise content management (ECM) en helpt u bij de keuze van DMS software.

DMS/ECM box

Overweegt u nieuwe DMS software of wilt u starten met ECM of DMS software selectie? Maak dan gebruik van de DMS/ECM box. Alle aspecten van het selecteren, vergelijken en implementeren van een documentbeheer systeem komen hierin aan de orde. De box bestaat uit alle belangrijke informatie over DMS en ECM selectie en implementatie van het ICT informatiecentrum, aangevuld met op uw toepassing gerichte informatie. De box helpt u met het vinden van de oplossing die het best past bij uw organisatie, activiteiten en processen.

Waarvoor gebruikt u een DMS?

De belangrijkste toepassing van een document management systeem is het optimale beheer van documenten en digitale content. Voor het beheer moet alle informatie gedigitaliseerd zijn in een format waarmee de DMS software overweg kan. Het DMS zorgt voor het op de juiste manier opslaan en archiveren van de documenten, zodat deze daarna weer snel en goed terug vindbaar zijn.

Door het documentbeheer te centraliseren in één systeem wordt het delen van documenten eenvoudig. Uiteraard is het hierbij mogelijk vast te leggen wie welke documenten mag inzien of wijzigen. Voordeel is dat iedereen die toegang heeft tot een bepaald document, altijd gebruik maakt van de meest recente versie en dat samenwerken hierdoor gemakkelijker wordt. Workflows zijn snel in te richten, waardoor de werkprocessen beter gestructureerd zijn en effectiever en efficiënter worden. Lees verder: wat is DMS?

“Advies, inspiratie of hulp nodig? Deze leveranciers zijn gespecialiseerd in DMS en ECM.”

Soorten DMS oplossingen

DMS oplossingen zijn er in diverse vormen. Gaat het alleen om het beheer van documenten, dan bieden oplossingen die aangeduid worden als DMS systeem u waarschijnlijk de best passende oplossing. Voor bredere toepassingen, waarbij u ook andere digitale content zoals e-mail of webcontent wilt beheren, passen enterprise content management (ECM) oplossingen waarschijnlijk beter. Overigens worden met DMS en ECM oplossingen steeds vaker dezelfde oplossingen bedoeld, vooral omdat DMS software standaard steeds meer ECM functionaliteit bezit. Voor nog bredere toepassingen kan het gaan om enterprise information management (EIM) oplossingen. En betreft het gestructureerde data, dan kunt u het best zoeken naar een oplossing op het gebied van data management.

Voor veel specifieke DMS functionaliteit zult u waarschijnlijk kiezen voor een separaat document management systeem. Echter, basisfunctionaliteit voor documentbeheer kunt u ook terugvinden in ERP software of een CRM of HRM oplossing. Deze keuze is onderdeel van het selectieproces, waarover u alles leest in de DMS/ECM box. In alle gevallen kunt u kiezen voor software die u lokaal installeert (on premise, ofwel op uw eigen servers) en software die online beschikbaar is. Bijna alle DMS oplossingen zijn webbased of kennen een online versie en presenteren zich als DMS in de cloud.

“Download gratis boeken, whitepapers, checklists en adviezen over document management en ECM.”

Hoe selecteert u een DMS oplossing?

U kunt veel zelf, maar heeft uiteraard wel de kennis van leveranciers en specialisten nodig. Belangrijk is: selecteer zelf en begrijp wat uw keuze bepaalt! Als u de mogelijkheden kent en weet waar de verschillen zitten tussen de diverse DMS oplossingen, kunt u daar prima zelf een besluit over nemen. Om te weten hoe het selectieproces werkt en hoe u uw project uitvoert, hebben wij informatie voor u. Om te weten wat er mogelijk is en wat u wel en niet nodig heeft, kunt u het best met enkele ECM en DMS leveranciers en specialisten praten. Via de DMS/ECM box beschikt u snel over alle kennis en informatie die u voor een goede oriëntatie, selectie en implementatie nodig heeft.

Hoe kiest u een leverancier?

Met het bepalen wat voor u de beste DMS oplossing is, bent u er nog niet. Daar hoort ook een leverancier bij. Daarnaast kunt u bij de uitvoering van uw project nog ondersteuning nodig hebben, zoals bij de implementatie, de migratie van bestanden of voor advies. Feitelijk lopen er in uw DMS project dus twee selectietrajecten parallel: één voor de technische oplossing en één voor de specialisten die u helpen met de uitvoering van uw project. In beide selectieprocessen helpt de DMS/ECM box u. Lees hier meer over het vinden en selecteren van de oplossing en leveranciers.

DMS advies

Zoals ieder IT project is ook een DMS implementatie niet slechts een technische aangelegenheid. Juist ook bij dit thema zal een sterke focus moeten liggen op uw bedrijfs- en informatieprocessen. Welke rol gaat een nieuw document management systeem daarin spelen? Wat wordt uw DMS strategie? Welke problemen zijn er die u met de nieuwe software wilt oplossen. Voor alle vragen over de businesskant van uw project en voor een goede begeleiding bij het selectietraject, is meestal specialistisch advies nodig. Maak daarom gebruik van gericht en deskundig DMS advies.

Documenten digitaliseren

Als het digitaliseren van uw organisatie hoog op de agenda staat, zal één van de onderdelen die daarbij aangepakt moet worden het beheer van documenten moeten zijn. DMS speelt daardoor een belangrijke rol in uw digitale transformatie. Zeker naarmate uw medewerkers vaker thuiswerken of op verschillende bedrijfslocaties werken, is het goed en veilig regelen van documentstromen noodzakelijk. Ook zaken als versiebeheer en autorisatie zijn dan belangrijk. Met een goed DMS is dat allemaal realiseerbaar.

Toepassingen

Uiteraard komen er verschillende soorten documenten voor binnen uw bedrijf. U kunt de documentstromen indelen in verschillende categorieën. U kunt bijvoorbeeld een DMS systeem nemen voor: contractbeheer, postregistratie, projectdossiers, factuurverwerking en klachtafhandeling. Vervolgens kunt u de documenten eenvoudig invoeren en zorgt het systeem zelf voor de juiste indeling. Hierdoor wordt het beheren van uw archief vrijwel helemaal geautomatiseerd. Er is keuze uit een standaard DMS systeem of een systeem dat helemaal op maat gemaakt wordt. Bij een systeem op maat hoeft u alleen te gebruiken wat u ook echt nodig heeft. Uiteraard kan dit ook weer kosten besparen in de toekomst en kunt u extra mogelijkheden toevoegen aan uw systeem. De meeste document management oplossingen zijn weboplossingen waardoor u online uw documenten kunt beheren en gebruiken.

Kennis over DMS

Tientallen DMS en ECM specialisten zijn als kennispartner verbonden aan het ICT informatiecentrum. Via onze media publiceren zij hun whitepapers en kennisdocumenten over de belangrijkste aspecten van de keuze en toepassing van document management en enterprise content management oplossingen. Bekijk de kennisbank en download hier actuele whitepapers over document management..

Boeken over DMS

In diverse boeken over DMS software geven een reeks DMS specialisten hun visies, tips, adviezen en aanwijzingen over alles wat te maken heeft met de selectie en implementatie van een nieuw document management systeem. De boeken zijn gratis beschikbaar, los of als onderdeel van de gratis DMS/ECM box. Bekijk de kennisbank en download actuele boeken over DMS.