In 5 stappen naar een succesvol DMS - DMS systemen

In 5 stappen naar een succesvol DMS

Een ding is zeker als een bedrijf de aanschaf van een document management systeem (DMS) overweegt: een verandering op het gebied van ICT heeft invloed op een organisatie. Vanuit de dagelijkse praktijk, waarin wij DMS inrichten bij klanten in diverse branches en van verschillende bedrijfsgrootte, is de ervaring dat ICT implementaties daarom vragen om een integrale aanpak. Een succesvolle DMS implementatie staat of valt met een aanpak met aandacht voor organisatiewaarde, aanleiding, commitment, veranderstructuur en communicatie.

Een van de manieren om te komen tot een integrale aanpak is het volgen van een stappenplan. De tekst hieronder beschrijft 5 stappen naar een succesvol DMS en is tot stand gekomen uit antwoorden op vragen van (potentiële) klanten, praktijkervaring en projectevaluaties.

 

Stappenplan voor succesvol DMS

Een werkbaar en effectief DMS is alleen te realiseren door vanaf de oriëntatiefase een duidelijke strategie te hanteren en te communiceren. Onderstaand 5 stappenplan is een hulpmiddel dat ervoor zorgt dat die strategie de elementen bedrijfsbelang, noodzaak, draagvlak, projectorganisatie en communicatie bevat.
De 5 stappen naar een succesvol DMS zijn:

1. Bepaal en omschrijf de noodzaak
2. Beperk de scope van het project
3. Stel het pakket van eisen (PVE) samen
4. Selecteer een leverancier
5. Stel een projectplan voor de implementatie op

Stap 1: Omschrijving noodzaak
Welke problematiek, visie of beslissing ook de aanleiding vormt voor de aankoop van een DMS, het is heel belangrijk om de noodzaak tot verandering duidelijk op papier te zetten. Dit komt het beste tot uiting in een beschrijving van de huidige situatie en de gewenste situatie. Een beproefde aanpak is om vertegenwoordigers van afdelingen direct vanaf stap 1 op te nemen in het projectteam. Dit zorgt voor betrokkenheid vanuit alle lagen van de organisatie en maakt zeggenschap mogelijk. Vanaf stap 1 is communicatie over het project en de vorderingen cruciaal om in het hele bedrijf draagvlak voor de verandering te creëren. De projectleden fungeren hierin als ambassadeur en aanspreekpunt.

Stap 2: Beperking scope
Vaak komen er gedurende stap 1 meerdere punten naar voren die om een oplossing vragen. De ervaring heeft geleerd dat het stellen van prioriteiten helpt om de scope van het project te beperken. Door vereisten te scheiden van wensen, is de scope beter te bepalen. Dit maakt het project beheersbaar, beter uitvoerbaar en het vergroot de slagingskans. Het voorkomt ook dat de uiteindelijke inrichting van het DMS niet voldoet aan de verwachtingen. Wensen kunnen altijd in een vervolgtraject worden opgenomen.

Stap 3: Samenstelling PVE
Het projectteam is samengesteld, de scope is bepaald maar welke software komt het dichtst in de buurt van de gewenste oplossing? In stap 3 moet daarvoor een pakket van eisen (PVE) worden samengesteld. Hierin staat tot in detail beschreven aan welke eisen een oplossing moet voldoen.

Doordat het projectteam een afspiegeling is van de organisatie, zal het uitgewerkte PVE elementen bevatten die tegemoet komen aan de voorwaarden die de diverse afdelingen stellen aan een werkbaar DMS.

Stap 4: Selectietraject leverancier
Met een uitgewerkt PVE kan in stap 4 het selectietraject voor een DMS software leverancier worden gestart. Dit begint uiteraard met het opstellen van een longlist. Deze leveranciers krijgen een Request for Information (RFI) met het uitgewerkte PVE toegestuurd ter beantwoording. Op basis van deze fase wordt de longlist terug gebracht tot een shortlist van bedrijven die een presentatie komen geven aan het projectteam. Hierbij is het goed om de leverancier te vragen een aangedragen voorbeeld, een script, in te vullen met zijn oplossing. Op die manier is snel te zien of deze aansluit op de vraag en de bedrijfsvoering. Probeer bij het samenstellen van een script vooral dicht bij de huidige werkelijkheid te blijven en een reëel scenario te bepalen. De misvatting een script te maken van hoe het zou moeten werken in het ideale plaatje, is snel gemaakt. Na de presentaties maakt het projectteam een keuze voor een leverancier.

Stap 5: Opstellen projectplan implementatie
Met de keuze voor een leverancier is het laatste stadium, stap 5, aangebroken: het opstellen van een projectplan voor de implementatie van het DMS. Samen met de leverancier maken de projectleden een draaiboek voor de inrichting en oplevering van het DMS. Daarbij moet ook gedacht worden aan het opleiden van medewerkers in het gebruik van de nieuwe applicatie.

Samenvatting en conclusie

Elke ICT-implementatie brengt veranderingen voor de organisatie met zich mee. Door een DMS-project aan te vliegen als organisatieverandering en te zorgen voor een integrale aanpak, komt een gecontroleerde implementatie en succesvol DMS binnen handbereik. Zo weten direct betrokkenen wat er van hen verwacht wordt en is de gehele organisatie op de hoogte van de aankomende verandering. Het 5 stappenplan kan daarbij helpen.

Dit is een bijdrage van IDB groep, kennispartner van het ICT informatiecentrum.
IDB groep | De Bleek 1A | 3447 GV Woerden | Contactpersoon: Margolize Sterrenburg-Sieverink |
Telefoon: 0348 465 5002 | E-mail: sales@idbgroep.nl | digioffice.nl