Document managament | Toepassing - DMSsystemen.nl

Document management

Document management is gericht op het beheren van alle soorten documenten, waarvan u binnen uw organisatie gebruikt maakt. Belangrijkste doel van document management is dat gebruikers op het juiste moment over de juiste informatie kunnen beschikken. Om deze zekerheid te kunnen bieden, zijn opslag en distributie van documenten, versiebeheer en veiligheid vaste onderdelen van document management. ICT oplossingen voor document management worden aangeduid als Document Management Systeem (DMS), documentenbeheersysteem of met de algemene naam van de software waarvan document management een onderdeel is, zoals CRM systemen of Enterprise Content Management (ECM) oplossingen.
 

document management

Documentbeheer

Een groot deel van alle informatie in uw organisatie ligt vast in documenten. De meeste daarvan zijn al digitaal, zoals e-mailberichten, gespreksnotities, Wordbestanden, PDF’s of verslagen. Andere zijn door deze bijvoorbeeld te scannen, digitaal te maken. Voorbeelden hiervan zijn brieven, contracten en facturen die u per post ontvangt. De enorme hoeveelheid aan documenten maakt een goed en consequent documentbeheer noodzakelijk. Alleen dan kan de tijdige beschikbaarheid van documenten gegarandeerd worden en is de in de documenten vastgelegde informatie op het goede moment bij de juiste personen beschikbaar.

Software

Document management kan niet meer zonder moderne ICT oplossingen. Voor scanning, productie en verwerking zijn veel verschillende technische oplossingen beschikbaar. Voor het overige zorgt software voor de opslag van digitale documenten, de terugvindbaarheid ervan en regelt het zaken als versiebeheer en beveiliging. De grootste voordelen van goed document management vertalen zich in snelheid en efficiëntie. Via diverse zoekfuncties zijn opgeslagen documenten snel traceerbaar en bruikbaar voor medewerkers die er toegang tot hebben. In toenemende mate zijn DMS oplossingen beschikbaar als online oplossing. Uw documenten worden dan ‘in de cloud’ beheerd, wat de toegankelijkheid ervan nog verder vergroot. De veiligheid van dergelijke DMS oplossingen staat al jaren niet meer ter discussie. Online software voor document management is op zijn minst zo betrouwbaar als DMS software op uw eigen computers. De voordelen en zekerheden die inmiddels ook voor andere softwareoplossingen gelden, gelden inmiddels ook zeker voor die voor document management.