DMS selectie | Een DMS pakket selecteren – DMSsystemen.nl

DMS selectie

U heeft keuze uit een groot aantal document management systemen. De grote keuze en de soms subtiele verschillen tussen DMS software maakt het lastig om te bepalen welke van al die oplossingen het best past bij uw type workflow en organisatie. Leveranciers presenteren u graag hun oplossingen, maar de informatie die u dan krijgt is vaak niet voldoende voor een goede afweging en een gefundeerd besluit. Deze website en de DMS box bieden u de informatie die u helpt bij het bepalen van welke DMS systeem het best past bij uw organisatie. Begin de DMS selectie dan ook met de gratis DMS box, het onafhankelijke, door het ICT informatiecentrum samengestelde informatiepakket over DMS selectie.

 

DMS Selectietraject

Tijdens het selectietraject gaat het om de uiteindelijke keuze van een document management oplossing die het best past bij uw workflow en type organisatie. Allereerst moet in de voorbereidingsfase uw bedrijfsproces worden beschreven. Na gedetailleerde analyse hiervan, formuleert u de specifieke wensen en eisen. Eerst selecteert u systemen die in eerste instantie lijken te voldoen. De informatiebronnen, productoverzichten en gidsen helpen u bij het samenstellen daarvan. Een ruwe beoordeling is soms al genoeg om de eerste mogelijke oplossingen af te laten vallen.

Wat u overhoudt zijn DMS systemen die in grote lijnen voldoen. Tezamen vormen deze de longlist. Deze oplossingen onderzoekt u verder, tot een shortlist resteert. De DMS software van de shortlist wordt intensief met elkaar vergeleken en in detail beoordeeld. Hieruit blijven maximaal drie document management oplossingen over. In de laatste fase maakt u hier uw keuze uit.

DMS selectie

Voorbereiding
De selectie van een document management systeem vereist kennis van het totale aanbod, een betrouwbaar beeld van de markt en een gestructureerde aanpak. De voorbereiding hierop is essentieel. Slaat u belangrijke stappen over of voert u bepaalde stappen in het selectieproces niet goed uit, dan verkleint u daarmee de kans op het kiezen van de beste DMS oplossing aanzienlijk.

Meer over DMS selectie

Wat maakt een DMS project succesvol? Wat laat een DMS project niet goed gaan? De voorbereiding, de samenstelling van het projectteam en aanwezige kennis in een organisatie is van grote invloed op het verloop van een DMS project. Dit boekje gaat over welke factoren een nieuwe DMS software selectie maken of breken. U kunt het hier als e-book aanvragen. Wilt u het liever per post ontvangen, vult u dan uw postadres in. Uw gegevens komen niet ter inzage van derden.

DMS selectie

Stappenplan DMS selectie

De selectie van een DMS systeem doet u stap voor stap. Alleen als het selectieproces gestructureerd verloopt, is de kans groot dat u uiteindelijk de document management oplossing overhoudt, dat het best voldoet aan alles wensen en eisen. Voor de gestructureerde aanpak zijn stappenplannen onmisbaar. U vindt deze terug als onderdeel van de DMS box.