DMS in de zorg
- Toepassingen van DMS voor de zorg
- Gebruik van document management systemen in specifieke branches
- Gebruik de gratis DMS boxom de juiste oplossingen te vinden
|
Selecteer uw DMS oplossing
|
Er is steeds meer informatie beschikbaar en daaraan worden in toenemende specifieke eisen gesteld, door steeds meer betrokkenen. Het beheer van die informatie en samenwerking mag steeds minder geld en tijd kosten. Eigenlijk moet elke zorgprofessional met een druk op de knop alle relevante informatie voor een specifieke zorgvrager beschikbaar krijgen, up-to-date, waar en wanneer dan ook. Een goed DMS is een randvoorwaarde voor de digitale transities in de zorg.
Eisen aan DMS
Tegen minder kosten betere, patiëntgerichte zorg verlenen vraagt om een goed document management systeem. Een systeem dat altijd en overal online beschikbaar is, elk type document kan beheren, adequate templates biedt om automatisch documenten te genereren met de juiste metadata en van workflows te voorzien zodat alle noodzakelijk stappen worden gezet (denk aan autorisaties). Een DMS dat beslissers van de benodigde informatie voorziet, op basis van een rechtenstructuur. En bovenal een DMS dat daadwerkelijk wordt gebruikt. Want de toegevoegde waarde van een DMS wordt bepaald door de gebruiker.
Documentbeheer in de praktijk
De praktijk is nog anders: veel zorginstellingen werken met Excel. De juiste documenten zijn dan moeilijk te vinden. Voor de communicatie bedienen medewerkers zich van volgelopen mailboxen (bijlagen). Bij vakanties en verzuim hapert de voortgang. Thuiswerken gaat lastig en is zelden echt goed beveiligd, waardoor vertrouwelijke informatie op straat kan komen te liggen. Veelal is ook onduidelijk of de juiste versie van een document in gebruik is waardoor aan kwaliteitseisen onmogelijk voldaan kan worden.
Kwaliteit in de zorg
Om verantwoorde zorg te leveren zijn normen opgesteld die de kwaliteit in diverse zorgsectoren volgens eenzelfde systematiek beoordelen. Het uitgangspunt hiervoor is de certificering van uw kwaliteitszorgsysteem. Zorgverzekeraars, zorgkantoren, gemeenten, provincies en financiers eisen dat zorginstellingen aan deze normen voldoen. Daarvoor zijn kwaliteitsdocumenten nodig. Grote hoeveelheden documenten, zoals kwaliteitshandboeken, werkinstructies, templates voor brieven, werkformulieren, modules en protocollen. Omdat het beheren, bewaken en distribueren van deze documenten essentieel is om aan de kwaliteitsnormen te voldoen, kiezen steeds meer zorginstellingen voor het inzetten van een DMS.
Voordelen DMS
Zorg moet eenvoudiger, sneller en beter. Bovendien moet de kwaliteit gewaarborgd zijn en worden verantwoord. Dat vergt veel van medewerkers in de zorg. Managers willen aantoonbaar meer grip op de kosten en kwaliteit en zijn afhankelijk van up-to-date overzicht over alle klantinformatie en voortgang. Medewerkers willen snel en adequaat zorg bieden en zijn afhankelijk van inzicht in alle informatie over hun klant. Allemaal (ongestructureerde) informatie waar een DMS orde in aanbrengt. Alle kwaliteitshandboeken, werkinstructies, templates voor brieven, werkformulieren, modules en protocollen staan in het DMS en goedgekeurde documenten kunnen via een webinterface beschikbaar worden gesteld aan medewerkers. Alleen aan de medewerkers die recht hebben op toegang tot de informatie, op basis van een rechtenstructuur die aan de documenten is gekoppeld.
DMS in de zorg
Zorg op maat vergt informatie op maat. De waarde van een DMS wordt bepaald door het gebruik ervan. Zorgverleners willen niet gegevens invoeren, zeker niet als de drempel hoog is. Medewerkers willen gegevens opvragen, waar en wanneer zij die nodig hebben. Bijvoorbeeld als cruciale beslissingen moeten worden genomen. Een DMS moet daarom eenvoudig zijn en toch die mogelijkheden bieden die de medewerker verleidt het systeem te gebruiken. Vertrouwd als het werken met Microsoft Word en Excel.
