DMS in de zorg | Voordelen en eisen - DMSsystemen.nl

DMS in de zorg

Als er één sector is waarin de mens centraal staat, dan wel de zorg. Met steeds meer mensen die gemiddeld ouder worden en meer zorg behoeven en met steeds minder mensen die zorg verlenen, terwijl er in hoog tempo meer mogelijk wordt. Daarom zijn grote transities gaande in de zorg. Decentralisatie, kwaliteit, vertrouwelijkheid en verantwoording stellen zware eisen aan het informatiebeheer in zorginstellingen. In een samenleving met burgers die zorg op maat vragen en professionals die altijd en overal over informatie moeten kunnen beschikken.

Er is steeds meer informatie beschikbaar en daaraan worden in toenemende specifieke eisen gesteld, door steeds meer betrokkenen. Het beheer van die informatie en samenwerking mag steeds minder geld en tijd kosten. Eigenlijk moet elke zorgprofessional met een druk op de knop alle relevante informatie voor een specifieke zorgvrager beschikbaar krijgen, up-to-date, waar en wanneer dan ook. Een goed DMS is een randvoorwaarde voor de transities in de zorg.

Eisen aan DMS

Tegen minder kosten betere, patiëntgerichte zorg verlenen vraagt om een goed Document Management Systeem. Een systeem dat altijd en overal online beschikbaar is, elk type document kan beheren, adequate templates biedt om automatisch documenten te genereren met de juiste metadata en van workflows te voorzien zodat alle noodzakelijk stappen worden gezet (denk aan autorisaties).
Een DMS dat beslissers van de benodigde informatie voorziet, op basis van een rechtenstructuur. En bovenal: een DMS dat daadwerkelijk wordt gebruikt. Want de toegevoegde waarde van een DMS wordt bepaald door de gebruiker.

Documentbeheer in de praktijk
De praktijk is nog anders: veel zorginstellingen werken met ‘excelletjes’ op ‘de X-schijf’, vaak verschillend per afdeling. De juiste documenten zijn dan moeilijk te vinden. Voor de communicatie bedienen medewerkers zich van volgelopen mailboxen (bijlagen) en een tijdrovend ‘adidas-netwerk’. Bij vakanties en verzuim hapert de voortgang. Thuiswerken gaat per e-mail of usb-stickie waardoor vertrouwelijke informatie op straat kan komen te liggen. Veelal is ook onduidelijk of de juiste versie van een document in gebruik is waardoor aan kwaliteitseisen onmogelijk voldaan kan worden.

“Kijk, je kunt al je afspraken op papier hebben, maar kwaliteitsmanagement is meer dan dat. Wij maken in het document management systeem ‘leeslijsten’ aan. Daarin staan alle gebruikers gedefinieerd die kennis moeten hebben genomen van een document. Daar ‘tekenen’ ze (digitaal) voor bij het sluiten van het document. Dan kan het uiteraard nog zo zijn dat ze het stiekem niet hebben gelezen, maar de verantwoordelijkheid is dan aantoonbaar overgedragen.” Kwaliteitsfunctionaris René Jansen van de Sint Maartenskliniek (SMK)

Kwaliteit in de zorg
Om verantwoorde zorg te leveren zijn normen opgesteld die de kwaliteit in diverse zorgsectoren volgens eenzelfde systematiek beoordelen. Het uitgangspunt hiervoor is de certificering van uw kwaliteitszorgsysteem (onder meer HKZ, NIAZ, INK, ISO). Zorgverzekeraars, zorgkantoren, gemeenten, provincies en financiers eisen dat zorginstellingen aan deze normen voldoen. Daarvoor zijn kwaliteitsdocumenten nodig. Grote hoeveelheden documenten zoals kwaliteits handboeken, werkinstructies, templates voor brieven, werkformulieren, modules en protocollen. Omdat het beheren, bewaken en distribueren van deze documenten essentieel is om aan de kwaliteitsnormen te voldoen, kiezen steeds meer zorginstellingen voor het inzetten van een DMS.

Voordelen DMS

Zorg moet eenvoudiger, sneller en beter. Bovendien moet de kwaliteit gewaarborgd zijn en worden verantwoord. Dat vergt veel van medewerkers in de zorg. Managers willen aantoonbaar meer grip op de kosten en kwaliteit en zijn afhankelijk van up-to-date overzicht over alle klantinformatie en voortgang. Medewerkers willen snel en adequaat zorg bieden en zijn afhankelijk van inzicht in alle informatie over hun klant. Allemaal (ongestructureerde) informatie waar een DMS orde in aanbrengt. Alle kwaliteits handboeken, werkinstructies, templates voor brieven, werkformulieren, modules en protocollen staan in het DMS en goedgekeurde documenten kunnen via een webinterface beschikbaar worden gesteld aan medewerkers. Alleen aan de medewerkers die recht hebben op toegang tot de informatie, op basis van een rechtenstructuur die aan de documenten is gekoppeld.

“Voorheen zag je jeugdbeschermers vanuit het hele land bij toerbeurt hier in Amsterdam langskomen om bij de dossiers te kunnen. Alleen al het verschil in reiskosten,en ook kopieerkosten, is immens. En ze kunnen dankzij het DMS hun werk nóg beter doen.” Marc Nesselaar, William Schrikker Groep.

DMS in de zorg

Zorg op maat vergt informatie op maat. De waarde van een DMS wordt bepaald door het gebruik ervan. Zorgverleners willen niet gegevens invoeren, zeker niet als de drempel hoog is. Medewerkers willen gegevens opvragen, waar en wanneer zij die nodig hebben. Bijvoorbeeld als cruciale beslissingen moeten worden genomen. Een DMS moet daarom eenvoudig zijn en toch die mogelijkheden bieden die de medewerker verleidt het systeem te gebruiken. Vertrouwd als het werken met Microsoft Word en Excel.