Document Management voor de verzekeringsbranche - DMS systemen

Document Management voor de verzekeringsbranche

Verzekeringskantoren hebben dagelijks te maken met veel en uiteenlopende documenten. Alle informatie die verwerkt moet worden kan de medewerkers behoorlijk bezig houden. Zeker als dat – zoals nog vaak blijkt in de praktijk – gepaard gaat met het nodige handwerk. Een goed document management systeem (DMS) kan hiervoor een efficiënte en fors besparende oplossing zijn.

Door de integratie met het assurantiepakket ANVA zijn oplossingen voor documentverwerking bijzonder geschikt gemaakt voor de zogenaamde ANVA kantoren. Interfaces met andere applicaties bij verzekeringsbedrijven behoort ook tot de mogelijkheden. Het koppelen van een document management systeem aan ANVA kan een grote stap vooruit zijn in het terugdringen van handmatige administratieve handelingen. In een paar stappen werkt dat als volgt.

Document management in 4 stappen

Stap 1: Document & Data Capture
Het eerste wat moet gebeuren is het wegwerken van (inkomende) papieren documenten door ze te scannen. Reeds digitale documenten, e-mails, social media berichten etc. worden ook opgepakt door een capture server en net als de gescande documenten omgezet naar een PDF. Nu kunnen alle fysieke en digitale documenten op uniforme wijze worden verwerkt.

Stap 2: Informatie Analyse
Veel documenten zijn bekend, qua vorm en inhoud. Het gaat om offertes, mutaties, schademeldingen, polissen etc. Het zou dus weinig moeite hoeven te kosten om met de juiste software die documenten inhoudelijk te “lezen” en daarmee deels al administratief te verwerken. Herkenningssoftware doet dit via natuurlijke taalanalyse en koppelt de inhoud automatisch met de gegevens in het ANVA-systeem. Daardoor is het niet meer nodig om documenten intern te mailen of fysiek rond te brengen naar medewerkers.

Stap 3: Document Workflow
De documenten kunnen nadat ze ‘gelezen’ zijn door de software automatisch worden gekoppeld aan een specifiek proces en de bij het proces horende gebruikers. Via de koppeling met het ANVA-systeem worden de documenten voor de betreffende medewerker direct toegevoegd aan zijn ANVA-werklijst.

Stap 4: Document archivering
Kort na binnenkomst worden alle documenten, in hun originele bestandsformaat en als PDF digitaal op een centrale plek opgeslagen. Ze zijn beschikbaar binnen ANVA, of welke andere (web)-applicatie in gebruik is.

Het gehele verwerkingsproces van alle verzekeringspost kan dus digitaal worden afgehandeld met het document management systeem. Dat scheelt veel tijd en dus geld. Bovendien is het proces onder controle, inzichtelijk en worden de documenten direct op de juiste plaats digitaal afgeleverd én ook nog eens in een uniform formaat opgeslagen. Dat maakt het (elektronisch) delen van die informatie nog eenvoudiger.