DMS in de cloud
- Wat is DMS in de cloud?
- Welke voordelen en eigenschappen hebben online DMS oplossingen?
- Gebruik de gratis DMS box voor alle informatie over DMS software en cloudoplossingen
|
Alle DMS adviezen, oplossingen en inzichten
|
Wat is DMS in de cloud?
Voor het beheer van uw documenten zijn software en databases nodig. Deze bepalen de werking van uw DMS systeem. Van oudsher werd zowel de software als de database geïnstalleerd op de servers van uw eigen organisatie. Uw interne netwerk zorgde ervoor dat meerdere gebruikers binnen uw organisatie toegang hadden. Bij cloudoplossingen staan de software en uw data niet op uw eigen servers, maar op die van uw cloudprovider. Dat is meestal de DMS leverancier, maar kan ook een serviceprovider zijn waar u alleen serverruimte huurt. Internet (de ‘cloud’) zorgt voor de toegang. Twee aspecten kenmerken een DMS oplossing in de cloud het meest. Ten eerste beheert uw provider alle techniek, zorgt deze voor updates en onderhoud, en regelt hij de toegang en veiligheid van uw data. Daarnaast heeft u overal toegang tot uw DMS systeem en alle documenten. De werkplek of het apparaat waarmee u toegang heeft, maakt dus niet uit.
Beschikbaarheid van online DMS
Niet alleen technisch beheer, beveiliging en toegankelijkheid zijn voordelen van een cloudoplossing. U bent namelijk ook zekerder van de beschikbaarheid van het systeem. Als er al storingen zijn bij een cloudprovider, dan duren deze meestal maar kort en merkt u daar weinig van. Door het ontbreken van een installatiefase, kunt u direct beginnen met het inrichten van het systeem en is uw DMS dus snel operationeel. Support en service zijn daarbij doorgaans goed geregeld (check dat!).
Kosten van cloud DMS
Bij lokaal, op uw eigen servers geïnstalleerde software was het kostenmodel altijd dat u eenmalig veel geld betaalde voor de eerste aanschaf en implementatie. Vervolgens rekende u jaarlijks een bedrag af voor het verlengen van de gebruikslicenties. Al met al hoge kosten ineens en zeer slecht schaalbaar. Bij cloudoplossingen is dat totaal anders. Deze gebruikt u in een abonnementsvorm. U betaalt een vast bedrag per gebruiker per maand. Stopt u, dan stoppen de kosten. Verandert het aantal gebruikers, dan veranderen uw kosten direct mee. DMS in de cloud is hierdoor zowel qua kosten als qua gebruikscapaciteit optimaal schaalbaar.
Voordelen van cloud computing
- Met DMS in de cloud kunt u het beheer van software en hardware overlaten aan de DMS aanbieder die u de softwareoplossing aanbiedt.
- Cloud oplossingen maken complexe document management systemen eerder inzetbaar voor kleinere organisaties.
- De twijfel over betrouwbaarheid en veiligheid is niet meer nodig. Documenten die middels cloudoplossingen worden beheerd, zijn veilig. De beschikbaarheid van de software is praktisch 100%.
- Een cloud document management oplossing is overal beschikbaar waar internettoegang is. Dit maakt het DMS onafhankelijk van de werkplek en zorgt ervoor dat het toegankelijk is via tablets, smartphones, laptops, enz.
- De aanbieder van de clouddienst zorgt ervoor dat de gebruiker altijd de meest recente versie van de DMS software tot zijn beschikking heeft.
- Grote investeringen kunnen achterwege blijven. In plaats daarvan betaalt u maandelijks een vast bedrag voor het gebruik van de dienst
Lees meer over document management in de cloud
