Document management systeem - DMSsystemen.nl

Document management systeem in bedrijfsprocessen

Ieder bedrijf heeft te maken met vele inkomende, interne en uitgaande document- en informatiestromen. Die stromen zijn vaak een mix van gestructureerde en ongestructureerde data. Voor de bedrijfsvoering is het uitermate belangrijk dat met alle gegevens zorgvuldig wordt omgegaan. Het beheer, de vorming en completering van dossiers met correspondentie, e-mails, presentaties en overige documenten moet zorgvuldig geregistreerd, gearchiveerd en beveiligd worden. Centrale, veilige opslag en toegang tot informatie, de creatie van een optimaal samenwerkplatform en moderne communicatie zijn daarin belangrijke pijlers.

Een document management systeem (DMS) beheert, digitaliseert, structureert en stroomlijnt alle documenten waardoor processen efficiënter kunnen verlopen. Zeer strenge beveiligingsinstellingen, geavanceerde zoek- en vindmogelijkheden en de inzet van workflow bieden hiermee een ideale oplossing voor veilig en efficiënt documentbeheer. Dit vindt u in een goed DMS onder andere terug in toepassingen als postregistratie, factuurverwerking, e-mailarchivering, contractbeheer en dossierbeheer.

Factuurverwerking
Hoeveel geld denkt u dat het handmatig verwerken van inkoopfacturen uw organisatie op jaarbasis kost? Een grove rekensom van tijd, arbeidskracht en ingenomen archiefruimte geeft u al snel een indicatie van de hoeveelheid euro’s die daaraan besteed wordt. Misschien een schrikbarende uitkomst als u bedenkt wat een gedigitaliseerd proces u zou kunnen besparen.

Factuurverwerking kent een vast traject dat bijzonder goed is te digitaliseren naar een efficiënter inboek- , betalings- en archiveringsproces. Dit begint al met het tot een minimum beperken van de fysieke handelingen met de papieren factuur. Enkel het toekennen van een volgnummer, het inboeken in het boekhoudprogramma en het scannen vallen hieronder. Daarna doorlopen alle facturen, via koppeling met uw boekhoudprogramma, het verdere proces digitaal.

De factuurgegevens zijn ingelezen en de factuur is rechtstreeks klaargezet in de taakruimte van de financiële administratie ter controle en registratie. Daarbij herkent document management systeem bepaalde kenmerken op de factuur en vult diverse velden automatisch in. De medewerker koppelt de factuur aan de inkooporder en vult hier eventueel een project in. Met een druk op de knop ‘voltooien’ krijgt iedere factuur een uniek registratienummer en start, via een geautomatiseerd proces, de werkstroom van controle, goedkeuring, betaling en archivering.

Meer over DMS software

Een uitgebreide uitleg over DMS software, de toepassing ervan en andere aspecten leest u in het gratis boek ‘DMS software’, samengesteld door het ICT informatiecentrum.

document management systeem

document management systeem

Digitale postverwerking
Juist vanwege het vaste patroon in postverwerking en de taken die door u en andere medewerkers worden verricht, is dit werkproces heel goed te digitaliseren. Door alle inkomende poststukken te scannen en te registreren ontstaat een situatie waarin de verwerking – de workflow – digitaal kan verlopen. Brieven, offertes, rapporten en formulieren plaatst het document management systeem, na herkenning, automatisch in de juiste beveiligde digitale postbakjes.

De wijze waarop u gewend bent om uw post af te handelen, vindt u terug in de inrichting van het document management systeem. Taken worden automatisch uitgedeeld volgens de geldende voorwaarden en gehanteerde termijnen in uw organisatie. En natuurlijk kunt u of een collega een notitie plaatsen bij het document. De status is op ieder moment door bevoegden in te zien. Na archivering is bij een audit nog exact te achterhalen wat er op welk moment met een specifiek poststuk is gebeurd.

Documentbeheer

Met het oog op kwaliteitsverbeteringen en wettelijke bepalingen is overzicht en toegang tot digitale informatie voor de bedrijfsvoering heel belangrijk. Transparant en veilig beheer begint met een einde te maken aan de circulatie van allerlei versies van documenten in persoonlijke mappen van meerdere collega’s en afdelingen. Dat is met een document management systeem voorgoed verleden tijd omdat een document maar een keer, geregistreerd in een centrale database, voor komt.

Een intelligent invulscherm geeft bij het registreren stap voor stap aan wat er moet gebeuren. Sommige velden zijn al ingevuld aan de hand van meta data, ontbrekende informatie kan zelf aangevuld worden. Het document management systeem plaatst en beveiligt de documenten vervolgens automatisch op de juiste plek. Vanuit allerlei invalshoeken zijn de documenten via full tekst search terug te vinden en direct als preview in uw scherm te zien.

E-mailarchivering
Ook uw organisatie gebruikt mail in de communicatie met andere bedrijven, klanten, leveranciers en medewerkers. Uit dat mailverkeer komt allerlei informatie voort die van invloed is op bedrijfsprocessen. Daarom is het belangrijk deze digitale informatiestroom op een centrale plaats vast te leggen. Zodat er altijd een compleet dossier met actuele informatie is, onafhankelijk van mutaties in het personeelsbestand.

E-mailarchivering start in Outlook. Daar worden alle binnenkomende en uitgaande mailberichten en bijlagen met een uniek kenmerk geregistreerd in het DMS. En kan direct de wettelijke bewaartermijn aangevinkt worden. De documenten zijn vanaf dat moment gekoppeld aan relaties en personen (intern en extern). En dus later ook gemakkelijk terug te vinden voor diegenen die daar volgens het geldende beveiligingsbeleid recht op hebben.

Veilig e-mailverkeer bestaat er ook uit dat voor een ontvanger direct duidelijk is dat uw organisatie de afzender is. Om die reden is een e-mailsysteem (MailOffice) gebaseerd op Microsoft Outlook, ontwikkeld. De opbouw, indeling en ondertekening van e-mail is met die e-mailsysteem steeds hetzelfde. De eigen huisstijlkenmerken zijn in iedere mail zichtbaar. Dit bevordert herkenbaarheid terwijl u gewoon beschikt over alle functies van Outlook.

Beveilig data beter
Beveiliging van informatie is noodzakelijk om misbruik van binnenuit en buitenaf te voorkomen. Maar hoe beveiligt u de digitale snelwegen in en rond uw bedrijf zodanig dat het samenwerking tussen collega’s en uitwisseling met partijen in de keten vereenvoudigd in plaats van bemoeilijkt? Het document management systeem zorgt ervoor dat de beveiliging van gegevens, die voor verschillende afdelingen en diverse functies is vastgelegd, automatisch wordt uitgevoerd. Hiervoor bakent een document management systeem de toegang met beveiligingsregels af. Dat kan per document – of deel van een document – wisselen van alleen lezen, toevoegen, wijzigen tot verwijderen. Naast documenten wordt beveiliging ook toegepast op personen, relaties, acties, projecten, dossiers, beveiligingsniveaus et cetera. Dit betekent dat informatie alleen voor geautoriseerden benaderbaar is. Ook bij samenwerking met externen is de toegang van derden tot documenten perfect in te stellen. U heeft geen omkijken meer naar het beveiligingsproces vanaf het moment dat het is ingeregeld in het DMS.

Contractmanagement

Alle contracten die uw organisatie in zijn totaliteit afsluit met leveranciers moeten beheerd worden. Overzicht is hierbij een belangrijk woord. U wilt precies weten welke afspraken er gelden, wanneer termijnen aflopen en hoe er dan gehandeld moet worden. Zodat u er niet aan vast zit als u er eigenlijk vanaf wilt.

In het document management systeem digitaliseert u dat proces. Dit begint bij het registreren van de contracten. Alle schriftelijke afspraken, termijnen, herinneringen en beoordelingen worden gekoppeld aan leveranciers en aan interne medewerkers. Deze routering, ook wel werkstroom genoemd, zorgt ervoor dat er geen stap meer overgeslagen of vergeten wordt.

Binnen sommige document management systemen zijn de onderdelen DMS en CRM volledig geïntegreerd. Dit houdt in dat per relatie alle documentatie, waaronder offertes, contracten en e-mailverkeer, weer te geven is. Omdat dit op een centrale plek opgeslagen is, is telkens de meest actuele informatie voor handen.

Keten samenwerking
Samenwerking in de keten is steeds meer gemeengoed geworden. Of dat nu in de zorg, de bouwwereld, het onderwijs of binnen overheden speelt, informatie-uitwisseling is erg belangrijk. Om de controle te behouden of informatie wel bij de juiste persoon terecht komt, is geregistreerde en veilige communicatie dus zeer wenselijk.

Een document management systeem beschikt hiervoor over een veilig portaal. U kunt dan voor de zorg denken aan een portaal waar documenten – streng beveiligd – uitgewisseld kunnen worden. Bijvoorbeeld medicatiegegevens, uitslagen, ontslagbrieven en bij overdrachtsmomenten tussen huisartsen, medisch specialisten, apothekers én patiënten. Daarnaast moet ook alle schriftelijke informatie die handmatig uw organisatie binnen komt natuurlijk in een dossier opgenomen worden. Brieven, notities en formulieren nemen voor u het weet meters aan archiefruimte in. Door alle inkomende stukken in te scannen en te registreren, kan de verwerking digitaal verlopen. Tijdens het registratieproces is het document te koppelen aan het juiste elektronische dossier. Ieder document krijgt een uniek registratienummer mee. Op elk moment is het enkel door bevoegden terug te vinden.

Personeelsdossiers
In een DMS kunt u alle informatiestromen rondom uw medewerkers registreren en archiveren in afzonderlijke personeelsdossiers. Wanneer medewerkers een adreswijziging, declaratie of verlofaanvraag indienen, start een werkstroom. De mutatieformulieren volgen een vast traject en komen automatisch ter goedkeuring bij de juiste persoon terecht. Doordat alle documenten dezelfde route doorlopen, behoudt P&O het overzicht van alle acties rondom personeelsleden en worden wijzigingen sneller doorgevoerd.

Door personeelsdossiers te creëren in het document management systeem beschikt u altijd en overal over de meest actuele gegevens van uw werknemers. Met behulp van een geavanceerde zoekfunctie zijn de afzonderlijke dossiers gemakkelijk te raadplegen. Het DMS kan via een Extranetportaal ook de loonstrook beschikbaar stellen. Dankzij strenge beveiliging is deze informatie alleen toegankelijk voor de juiste personen

Informatieportalen
Het belangrijkste kenmerk van een informatieportaal is het proactief verstrekken van informatie vanuit de eigen organisatie. Denkt u bijvoorbeeld aan alle onderzoeksrapporten over een specifiek onderwerp. Of handleidingen van (nieuw) aangeschaft materiaal. Die informatie en documentatie kan in een portaal gezet worden. Informatie komt digitaal beschikbaar met enkel leesrechten op de documentatie. De geïnteresseerde collega, klant of leverancier kan hiervan kennis nemen.

Informatiefolders
Alle informatiefolders die uw organisatie digitaal met klanten wil delen, zijn geschikt om in een speciaal portaal te zetten. Omdat het digitale versies betreft, is verschaffing van actuele informatie altijd mogelijk. Daarvoor kunt u ze een herzieningstermijn meegeven. De documenten worden bijgewerkt in het document management systeem en via een in te stellen workflow gaan ze een controletraject in. Na goedkeuring worden ze in het portaal automatisch ververst. De beveiliging op zowel de documenten als de portalen is natuurlijk erg belangrijk.

Daarom is deze met een document management systeem tot in de finesses te bepalen. Aan de hand van de rol en verantwoordelijkheden die iemand heeft, kunnen toegang tot gegevens en bevoegdheden (alleen lees- of ook schrijfrechten) worden ingeregeld.

Dit is een bijdrage van IDB groep, kennispartner van het ICT informatiecentrum.
IDB groep | De Bleek 1A | 3447 GV Woerden | Contactpersoon: Margolize Sterrenburg-Sieverink |
Telefoon: 0348 465 5002 | E-mail: sales@idbgroep.nl | digioffice.nl