Digitaal samenwerken
- Digitaal samenwerken vereist een document management systeem.
- Voordelen van een DMS voor digitaal samenwerken.
- Gebruik de gratis DMS box voor alle informatie over DMS software en digitaal samenwerken.
Document management systeem in bedrijfsprocessen
Ieder bedrijf heeft te maken met vele inkomende, interne en uitgaande document- en informatiestromen. Voor de bedrijfsvoering is het uitermate belangrijk dat met alle data zorgvuldig wordt omgegaan. Denk hierbij aan het beheer, de vorming en completering van dossiers. Hierin wilt u alle correspondentie, e-mails, presentaties en overige documenten registreren, beveiligen en op tijd archiveren. Centrale, veilige opslag en toegang tot informatie, een optimaal samenwerkplatform en moderne communicatie, zoals Microsoft Teams, helpen daarbij.
Digitaal samenwerken en DMS
Digitaal samenwerken is mogelijk met een goed document management systeem. Een DMS beheert, digitaliseert, structureert en stroomlijnt alle documenten en informatie. Daardoor kunnen processen efficiënter verlopen. Zeer strenge beveiligingsinstellingen, geavanceerde zoek- en vindmogelijkheden en de inzet van workflow bieden u hiermee een ideale oplossing voor veilig en efficiënt documentbeheer. Dit vindt u in een goed DMS onder andere terug in toepassingen als contractbeheer, factuurverwerking, documentbeheer, dossierbeheer en e-mailarchivering.
Contractmanagement
Alle contracten die uw organisatie afsluit met leveranciers moeten beheerd worden. Overzicht is hierbij een belangrijk woord. U wilt precies weten welke afspraken er gelden, wanneer termijnen aflopen en hoe er dan gehandeld moet worden. Zodat u er niet aan vast zit als u er eigenlijk vanaf wilt. In het document management systeem digitaliseert u dat proces. Dit begint bij het registreren van de contracten. Alle schriftelijke afspraken, termijnen, herinneringen en beoordelingen koppelt u aan leveranciers en aan interne medewerkers. Deze routering, ook wel werkstroom of workflow genoemd, zorgt ervoor dat er geen stap meer overgeslagen of vergeten wordt.
Binnen sommige document management systemen zijn de onderdelen DMS en CRM volledig geïntegreerd. Dit houdt in dat per relatie alle documentatie, waaronder offertes, contracten en e-mailverkeer, beschikbaar is. Omdat dit op een centrale plek opgeslagen is, hebben u en uw collega’s telkens de meest actuele informatie voorhanden. Een goed voorbeeld van digitaal samenwerken.
Factuurverwerking
Hoeveel geld denkt u dat het verwerken van inkoopfacturen uw organisatie op jaarbasis kost? Een grove rekensom van tijd, arbeidskracht en ingenomen archiefruimte geeft al snel een indicatie van de hoeveelheid euro’s die daaraan besteed wordt. Misschien een uitkomst waarvan u schrikt als u bedenkt wat een goed gedigitaliseerd proces de onderneming zou kunnen besparen.
Factuurverwerking kent een vast traject dat bijzonder goed is te digitaliseren naar een efficiënter inboek- , betalings- en archiveringsproces. Dit begint al met het tot een minimum beperken van de fysieke handelingen met de factuur. Enkel het toekennen van een volgnummer, het inboeken in het boekhoudprogramma en het eventueel scannen vallen hieronder. Daarna doorlopen alle facturen, via koppeling met het boekhoudprogramma, het verdere proces digitaal.
De factuurgegevens zijn ingelezen en de factuur is rechtstreeks klaargezet in de taakruimte van de financiële administratie ter controle en registratie. Daarbij herkent een document management systeem bepaalde kenmerken op de factuur en vult diverse velden automatisch in. De medewerker koppelt de factuur aan de inkooporder en vult hier eventueel een project in. Met een druk op de knop ‘voltooien’ krijgt iedere factuur een uniek registratienummer en start, via een geautomatiseerd proces, de werkstroom van controle, goedkeuring, betaling en archivering.
Documentbeheer
Met het oog op kwaliteitsverbeteringen en wettelijke bepalingen is overzicht en toegang tot digitale informatie heel belangrijk. U moet bij een interne of externe audit eenvoudig aan kunnen tonen dat u voldoet aan de geldende eisen. Transparant en veilig documentbeheer begint met een einde te maken aan de circulatie van allerlei versies van documenten, in persoonlijke mappen van meerdere collega’s en afdelingen. Dat is met een document management systeem voorgoed verleden tijd, omdat een document maar één keer, geregistreerd in een centrale database, voor komt.
Een intelligent invulscherm geeft bij het registreren stap voor stap aan wat er moet gebeuren. Sommige velden zijn al ingevuld aan de hand van meta data, ontbrekende informatie kunt u zelf aanvullen. Het document management systeem plaatst en beveiligt de documenten vervolgens automatisch op de juiste plek. Vanuit allerlei invalshoeken zijn de documenten via full tekst search terug te vinden en direct als preview in uw scherm te zien.
Digitaal personeelsdossier
Hoe zorgt u ervoor dat de digitale dossiers in uw organisatie uniform zijn in opbouw, altijd de meest actuele informatie bevatten en op tijd worden gearchiveerd? Denk aan dossiers in de aangiftepraktijk, bouw-, project-, onderhouds- en opleverdossiers. Met een document management systeem bouwt u dergelijke dossiers volledig, overzichtelijk en automatisch op. Alle bestanden zoals brieven, contracten, offertes, e-mails, rapporten, PDF’s, afbeeldingen en tekeningen per dossier gerangschikt. Keurig gekoppeld aan personen, relaties, projecten, afspraken en eventuele andere dossiers.
Digitaal Personeelsdossier
Hoe zorgt u voor grip op alle digitale personeelsdocumenten en informatie? Beheer optimaal en veilig alle digitale personeelsdocumenten van uw organisatie in een digitaal personeelsdossier. Voer taken in opleidingsplanning, contractbeheer en mutaties gemakkelijker uit, van sollicitatie en contract tot opleiding en uitdiensttreding. Met het document management systeem legt u alle documentatie, correspondentie en acties op één centrale, streng beveiligde plek vast. Door personeelsdossiers te creëren in beschikt u altijd en overal over de meest actuele gegevens van uw werknemers. Vertrouwelijke informatie is alleen toegankelijk voor HR, het personeelslid zelf en soms voor de leidinggevende.
E-mail archivering
Ook uw organisatie gebruikt mail in de communicatie met andere bedrijven, klanten, leveranciers en medewerkers. Uit dat mailverkeer komt allerlei informatie voort die van invloed is op bedrijfsprocessen; brieven, offertes, rapporten, contracten, facturen en formulieren . Daarom is het belangrijk deze digitale informatiestroom op een centrale plaats vast te leggen. Zodat er altijd een compleet dossier met actuele informatie is, onafhankelijk van mutaties in het personeelsbestand.
E-mail archivering start in Outlook. Daar registreert u alle binnenkomende en uitgaande mailberichten en bijlagen met een uniek kenmerk in het DMS. En kunt u direct de wettelijke bewaartermijn aanvinken. De e-mails en documenten zijn vanaf dat moment gekoppeld aan relaties en personen (intern en extern). En dus later ook gemakkelijk terug te vinden voor diegenen die daar volgens het geldende beveiligingsbeleid recht op hebben.
Veilig e-mailverkeer bestaat er ook uit dat voor een ontvanger direct duidelijk is dat uw organisatie de afzender is. Dat bereikt u door ervoor te zorgen dat opbouw, indeling en ondertekening van e-mail steeds hetzelfde is. En altijd de eigen huisstijlkenmerken zichtbaar te hebben, in iedere mail.
Beveilig data beter
Beveiliging van informatie is noodzakelijk om misbruik van binnenuit en buitenaf te voorkomen. Maar hoe beveiligt u de digitale snelwegen in en rond het bedrijf zo dat het de samenwerking tussen collega’s en uitwisseling met derden vereenvoudigt in plaats van bemoeilijkt? Het document management systeem voert de beveiliging van gegevens, die voor afdelingen, rollen en functies is vastgelegd, automatisch uit. Hiervoor bakent een document management systeem de toegang met beveiligingsregels af. Dat kan per document wisselen van alleen lezen, toevoegen, wijzigen tot verwijderen. Naast documenten wordt beveiliging ook toegepast op personen, relaties, acties, projecten, dossiers, et cetera. Dit betekent dat informatie alleen voor bevoegden benaderbaar is. Ook bij digitale samenwerking met externen is de toegang van derden tot documenten perfect in te stellen. U heeft geen omkijken meer naar het beveiligingsproces vanaf het moment dat het is ingeregeld in het DMS.
Informatieportalen
Het belangrijkste kenmerk van een informatieportaal is het proactief verstrekken van informatie vanuit de eigen organisatie. Denk bijvoorbeeld aan alle onderzoeksrapporten over een specifiek onderwerp. Of handleidingen van (nieuw) aangeschaft materiaal. Die informatie en documentatie kunt u in een portaal zetten. Informatie komt digitaal beschikbaar met enkel leesrechten op de documentatie. De geïnteresseerde collega, klant of leverancier kan door deze digitale samenwerking hiervan kennis nemen.
Informatiefolders
Alle informatiefolders die uw organisatie digitaal met klanten wil delen, zijn geschikt om in een speciaal portaal te zetten. Omdat het digitale versies betreft, is actuele informatie altijd mogelijk. Daarvoor kunt u ze een herzieningstermijn meegeven. De documenten worden bijgewerkt in het document management systeem en via een in te stellen workflow gaan ze een controletraject in. Na goedkeuring worden ze in het portaal automatisch ververst.
Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van DigiOffice Kennispartner van het ICT informatiecentrum.