Integratie van een DMS - DMSsystemen.nl

Integratie van een DMS

Een DMS is voor veel organisaties een belangrijke applicatie voor het bewaren, ordenen, beheren en archiveren van informatie, voornamelijk in de vorm van documenten. Vaak wordt het document management systeem als aparte applicatie binnen de organisatie gepositioneerd, waarbij het enkel en alleen inzetbaar is voor het onderbrengen van documenten. Specifieke gegevens van de taak waaruit dit document is ontstaan of procescontext waarbij dit document een rol speelt, moeten vaak in een aparte omschrijving aan een document worden toegevoegd. De trend van de laatste jaren is dat er, door de inzet van proces- of zaakgestuurde systemen behoefte is ontstaan aan integratie tussen de documenten en de zaken. Organisaties kunnen er voor kiezen om de integratie op te lossen met verschillende leveranciers door de verschillende (merk) systemen aan elkaar te koppelen.

Organisaties kunnen er ook voor kiezen om geïntegreerde functionaliteit te kopen bij één leverancier. Het volledig integreren van de documentmanagement functionaliteit in een brede MidOffice, en dan met name met de zaakfunctionaliteit, biedt vele voordelen. Zoals het niet hoeven te ontwikkelen, invoeren en beheren van koppelingen. Dat is vooral bij wijzigingen van de systemen een groot probleem. Maar zelfs het realiseren van een koppeling tussen meerdere systemen van meerdere leveranciers is doorgaans een kostbare en tijdrovende klus.

Integreren

De DMS software speelt dus een belangrijke rol voor het opslaan, verwerken en archiveren van informatie. Een goede DMS biedt onder andere functionaliteiten voor versiebeheer, check-in/check-out en integratie met MS-Office en sjabloontoepassingen. Hierbij is eenmalige opslag en meervoudig gebruik van het document het uitgangspunt en is het uiteraard van belang dat de gebruiker het overzicht behoudt. Door het document management systeem volledig te integreren met onder andere het zaaksysteem, de objectenregistratie, het intranet, het Antwoord/CMS portaal en met de klantcontactmodule is te allen tijde direct duidelijk wat de context van het document is. Tevens kunnen metagegevens met betrekking tot deze context aan het document worden toegevoegd.

Door de integratie tussen het DMS en bijvoorbeeld het zaaksysteem verder te laten gaan dan enkel het aanmaken van een zaakdossier bij het aanmaken van een zaak en het onderbrengen van een besluit in de zaak, wordt dit DMS nog waardevoller voor de organisatie.

Het is noodzakelijk dat u per zaaktype moet kunnen vastleggen welke documenttypen er in het zaakdossier kunnen voorkomen. Voor een juiste integratie krijgen documenten direct metagegevens mee vanuit het betreffende zaaktype. Daarnaast kunnen per document nog specifieke kenmerken worden toegekend, bijvoorbeeld met betrekking tot de status van het document. Per zaaktype kan ten behoeve van correcte archivering worden bepaald welke documenten verplicht aanwezig moeten zijn in het zaakdossier wanneer de zaak wordt afgehandeld, of gedurende de looptijd van een zaak, bijvoorbeeld wanneer deze juist in behandeling wordt genomen. Documenten kunnen onderdeel worden van een zaak-overstijgend object en kunnen worden mee gekopieerd naar deel- en vervolgzaken zodat collega’s er mee aan de slag kunnen in hun advieswerkzaamheden tijdens de afhandeling van de zaak. Of juist met hun controlewerkzaamheden nadat de voorgaande zaak is afgehandeld. Collega’s werken samen aan zaken, en kunnen dus ook nieuwe versies van een document plaatsen in het zaakdossier. Uiteraard blijft de versiehistorie altijd inzichtelijk zodat te allen tijde kan worden nagegaan ‘wat er ook alweer in versie 0.1 stond’.

Hoewel digitaal werken vaak het uitgangspunt is, krijgen organisaties nog regelmatig te maken met de documenten waarvan er een papieren origineel aanwezig is en welke via de scanstraat moet worden gedigitaliseerd en moet worden toegevoegd aan het dossier. Van deze documenten is het belangrijk om altijd bij te houden in welke bewaarplaats en onder welk scannummer het papieren exemplaar van dit document zich bevindt. Hiermee is het origineel dus altijd terug te vinden! Documenten hoeven dus niet als statisch stukje informatie op de plank te worden gelegd.

Archiveren
Een zaak is een hoeveelheid werk waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Dat geldt uiteraard ook voor de processen met betrekking tot archivering. Wij vinden het belangrijk om de processen rondom het archiveren, het bewaren, het overbrengen en het vernietigen, geheel zaakgericht en binnen uw suite af te handelen conform de eisen zoals gesteld in de NEN-2082 normering. Daarnaast zorgt de integratie van het zaaksysteem, DMS en RMA functionaliteiten binnen één suite er voor dat het bewaren en archiveren van zaken, zaakdossiers en dus documenten, geheel automatisch kan worden uitgevoerd.

Niet-zaakgerelateerde documenten
Naast de integratie met de rest van de functionaliteiten is het uiteraard ook van belang om de mogelijkheid te hebben om met het DMS systeem uw eigen, niet zaakgerelateerde, documenten onder te brengen. Hierbij blijft het uiteraard van belang dat de gebruiker ook hier de beschikking heeft over alle benodigde DMS functionaliteit en om te voorkomen dat het opslaan van deze documenten plaatsvindt als ware in een eenvoudige map op de computer.

Webbased voor optimale bereikbaarheid
Om 24/7 bereikbaar te zijn, is het noodzakelijk dat er een webbased omgeving gebruikt wordt waarlangs de gebruikers de applicatie kunnen benaderen via elke gewenst apparaat, zo lang er maar een browser kan worden gebruikt. Hierbij maakt het niet uit of de applicatie lokaal geïnstalleerd is of in de cloud draait.

Het voordeel van een webbased applicatie welke in de browser van de gebruiker draait, is dat de browser bepaalt welke bestandsformaten getoond kunnen worden. Het is daarom aan de klant welke viewers men via de browser wenst te gebruiken. Tegenwoordig kunnen gangbare browsers zoals Firefox, Internet Explorer, Safari en Chrome uitstekend omgaan met alle gangbare bestandsformaten.

Integratie DMS met cloudoplossingen

Voor het ontsluiten van uw documenten met de buitenwereld zijn er tegenwoordig allerlei handige applicaties beschikbaar. Vaak worden applicaties zoals Dropbox als interessante applicaties gezien om uw document management systeem aan te koppelen, waarna u bijvoorbeeld mogelijkheden heeft voor het eenvoudig verspreiden van documenten. De medewerker zou zijn of haar persoonlijke Dropbox, of een zakelijke account, kunnen gebruiken om gedistribueerde mappen en bestanden te vinden. Op deze wijze is het dus erg eenvoudig om bijvoorbeeld op een tablet direct documenten te lezen en eventueel te bewerken vanuit uw DMS zonder dat dit vanuit de browser hoeft en zonder dat er speciaal hoeft te worden ingelogd in de applicatie.

Samengevat
Een goed geïntegreerd en webbased DMS systeem draagt bij aan uw informatievoorziening en dienstverlening door:

  • Complete DMS en RMA functionaliteiten.
  • Volledige integratie met de overige functionaliteiten van de suite, dus altijd alle informatie bijeen en geen losse applicaties nodig!
  • NEN2082 gecertificeerd.
  • 100% webbased dus anyplace, anytime, any device beschikbaar.
  • Eenvoudig schaalbaar in uw eigen of in een gehoste omgeving.
  • PDF(A/1-a) conversie voor duurzaam bewaren.

Dit is een bijdrage van Informatie- en procesmanagement BV, kennispartner van het ICT informatiecentrum.
Informatie- en procesmanagement BV | Lepelaarstraat 18 | 2496 MA Den Haag | Contactpersoon: Robert Veldwijk |
Telefoon: 06 1883 3259 | E-mail: r.veldwijk@ienpm.nl | Mozard.nl